Rubex by eFileCabinet adalah sofware manajemen dokumen murah terbaik untuk bisnis kecil. eFileCabinet memiliki fitur yang berguna dan menawarkan solusi hemat biaya. Sebagai pemilik bisnis kecil dapat memanfaatkan eFileCabinet sebagai platform yang cukup komprehensif untuk manajemen dokumen.
Rubex by eFileCabinet Online adalah solusi berbasis cloud yang memungkinkan karyawan jarak jauh untuk masuk dari komputer mana pun dengan akses internet dan memiliki fungsi yang sama persis seperti yang mereka miliki saat bekerja dari kantor. Rubex by eFileCabinet sebagai sistem manajemen dokumen terbaik untuk bisnis dengan tenaga kerja jarak jauh.
Rubex juga memiliki aplikasi seluler canggih yang menyediakan akses ke setiap file yang disimpan. Sistem ini menggunakan struktur pengarsipan folder-kabinet tradisional dan menyediakan beberapa cara untuk mencari dokumen. Rubex by eFileCabinet Online tersedia dalam tiga paket harga, yang bervariasi dalam fitur dan penyimpanan.
Rubex baru-baru ini meluncurkan struktur harga baru. Sekarang ada tiga tingkatan harga yang berkisar dari $ 55 hingga $ 199 per pengguna, per bulan jika ditagih setiap tahun. Jika Anda membayar setiap bulan, harga mulai dari $ 66 dan naik menjadi $ 239 per pengguna, per bulan. Paket bervariasi dalam ruang penyimpanan yang disertakan serta fitur dan alat.
Baca juga: Microsoft SharePoint Sofware Document Management terbaik
Harga Rubex by eFileCabinet
Rubex by eFileCabinet menawarkan beberapa paket untuk bisnis kecil, yang berbeda dalam ruang dan fitur penyimpanan dan masing-masing ditagih setiap tahun. Penagihan bulanan tersedia dengan harga yang sedikit lebih tinggi per bulan. Detail lengkap dapat ditemukan di halaman harga eFileCabinet.
1. Advantage – $ 55 per pengguna, per bulan (minimal 3-pengguna)
Paket harga Advantage dibuat berdasarkan penawaran paket Dasar, ruang penyimpanan hingga 1 TB data dan termasuk berbagi file yang aman, otomatisasi alur kerja, template khusus dan preview, pemeriksaan pengguna- masuk dan keluar, penandaan profil, alat tanda tangan elektronik, fitur jejak audit, dan akses seluler. Saat membayar bulanan, paket Advantage berharga $ 66 per pengguna, per bulan.
2. Business – $ 99 per pengguna, per bulan
Paket Bisnis dipasarkan sebagai nilai terbaik Rubex by eFileCabinet, menawarkan rangkaian fitur terluas di antara paket harga. Selain fitur yang tersedia dalam paket Advantage, paket Business menawarkan ruang penyimpanan sebesar 5 TB, alat orientasi, persetujuan pengelola dan admin, dan perutean file khusus data. Alat otomatisasi alur kerja dan perekaman pengenalan karakter optik zona (OCR) tersedia sebagai add-on. Saat membayar bulanan, paket Bisnis berharga $ 119 per pengguna, per bulan.
3. Unlimited – $ 199 per pengguna, per bulan
Paket Unlimited menawarkan semua fitur dalam paket Bisnis dengan kapasitas penyimpanan tidak terbatas. Fitur tambahan untuk rencana Bisnis, seperti OCR zona dan alat otomatisasi alur kerja, termasuk dalam harga langganan di tingkat ini. Saat membayar bulanan, biaya paket Tidak Terbatas $ 239 per pengguna, per bulan.
Baca juga: Kelebihan dan kekurangan Kemitraan Bisnis yang perlu diperhitungkan
Fitur Rubex by eFileCabinet
Dalam paket murah, Rubex by eFileCabinet menawarkan beberapa fitur terpenting, fitur utama tersebut adalah sebagai berikut:
1. Berbagi File Aman
Rubex by eFileCabinet telah bermitra dengan SecureDrawer memungkinkan Anda mengenkripsi dan secara elektronik mengirim file rahasia sebesar 1 GB ke rekan kerja atau klien. Untuk platform berbasis cloud Rubex by eFileCabinet, diperlukan beberapa tindakan pengamanan untuk memastikan file selalu terlindungi.
Semua dokumen disimpan di pusat data perusahaan, yang bersertifikasi kepatuhan PCI Level 1. Untuk perlindungan maksimal, dokumen dienkripsi dalam transmisi. Langkah-langkah keamanan ini sangat penting saat Anda mempercayai penjaga pihak ketiga untuk memantau dan mengelola dokumen.
2. Kontrol Versi
Rubex by eFileCabinet menyimpan semua versi dokumen yang berbeda saat diedit, baik perubahan kecil atau besar. Ini juga mengarsipkan versi sebelumnya dari setiap dokumen untuk referensi nanti.
4. Integrasi
Rubex by eFileCabinet terintegrasi dengan Microsoft Office, QuickBooks, Salesforce, Sage dan Foxit. Ini juga menawarkan integrasi API di tingkat Advantage dan lebih tinggi.
5. Aplikasi Seluler
Rubex by eFileCabinet menawarkan aplikasi seluler yang ramah pengguna. Aplikasi ini memberikan akses cepat ke dokumen yang paling sering Anda gunakan. Beranda menampilkan file yang baru saja Anda kerjakan dan yang telah Anda tandai sebagai favorit. Selain itu, ada tab menu dengan bilah pencarian untuk dengan cepat menemukan dokumen apa pun di sistem dan tautan untuk melihat semua lemari, laci, dan folder Anda.
6. Pengaturan Izin Pengguna
Rubex by eFileCabinet memungkinkan administrator sistem untuk membatasi pengguna mana yang dapat mengakses dan mengedit file. Izin dapat diberikan baik secara individu maupun kelompok, membuatnya mudah untuk mengatur izin umum, tetapi satu aspek bagus dari perangkat lunak ini adalah Anda dapat mengganti izin umum ini berdasarkan kasus per kasus sesuai kebutuhan.
Untuk bisnis dengan kebutuhan manajemen dokumen yang lebih luas, tingkat harga Advantage sangat memperluas fitur yang tersedia di tingkat Dasar.
7. Template Kustom
Anda dapat menggunakan templat untuk membuat jenis dokumen umum dengan cepat, seperti surat yang dibuat secara otomatis pada kop surat atau faktur perusahaan Anda. Anda dapat memilih dari dan kemudian menyesuaikan berbagai templat untuk mengotomatiskan aspek rutin pembuatan dokumen untuk bisnis Anda.
8. Check-in dan Checkout
Fitur check-in dan checkout memastikan bahwa dua pengguna tidak dapat melakukan pengeditan paralel untuk versi dokumen yang sama. Ini mencegah pembuatan beberapa cabang dokumen yang sama dan memastikan semua pengeditan disertakan dalam satu versi file yang diperbarui. Versi yang lebih lama diarsipkan untuk ditinjau nanti.
9. OCR
Alat OCR zona digunakan saat memindai file atau mengimpornya ke dalam sistem. OCR dapat membaca gambar, membuat dokumen dapat dicari sepenuhnya. Ini juga dapat digunakan untuk secara otomatis menarik kata kunci ke dalam bidang metadata, membantu mengotomatiskan proses organisasi dokumen.
10. Metadata
Bidang metadata memungkinkan Anda untuk menempelkan tag ke file, mengaturnya dalam struktur lemari file yang lebih besar dari perangkat lunak manajemen dokumen Anda. Kata kunci tersebut juga dapat digunakan untuk mencari file dan lainnya dengan metadata yang sama dengan cepat.
11. Log Audit
Log audit adalah alat administrasi dan keamanan yang berguna yang menunjukkan setiap tindakan yang diambil oleh setiap pengguna di sistem, dengan cap tanggal dan waktu. Log audit dapat membantu memastikan keamanan sistem dan akuntabilitas setiap pengguna. Ini juga dapat digunakan untuk kepatuhan peraturan jika bisnis Anda harus memenuhi standar keamanan data tertentu.
12. APIs
Di tingkat Advantage dan lebih tinggi, eFileCabinet menawarkan API untuk membangun integrasi baru dengan perangkat lunak pihak ketiga yang mungkin digunakan bisnis Anda.
Baca juga: Merger dan Akuisisi: pengertian, jenis, perbedaan, dan manfaatnya
Rubex by eFileCabinet Pro
Antarmuka pengguna Rubex by eFileCabinet menyerupai kotak masuk email, seperti Microsoft Outlook, dan dapat dinavigasi dengan cara yang hampir sama. Di sisi kiri layar, Rubex by eFileCabinet menampilkan pohon folder yang dapat disesuaikan yang mengatur semua dokumen Anda. Anda dapat melihat dan membuat anotasi dokumen di jendela pratinjau.
Untuk bisnis kecil dengan anggaran yang membutuhkan fitur sentral dari sistem manajemen dokumen, Rubex by eFileCabinet memberikan aplikasi perangkat lunak yang komprehensif yang sesuai dengan kebutuhan dan alur kerja mereka. Paket dengan harga lebih tinggi memberikan jalan bagi bisnis yang sangat kecil untuk tumbuh seiring skala dan anggaran mereka bertambah, menjadikan eFileCabinet pilihan terbaik sistem manajemen dokumen berbiaya rendah.
Antarmukanya ramping, modern, dan minimalis. Namun, beberapa jendela dan ikon akan membutuhkan waktu bagi pengguna baru untuk mempelajarinya. Kurva pembelajarannya tidak terlalu curam, tetapi beberapa pengguna mungkin memerlukan beberapa pelatihan kecil untuk memahami aspek sistem yang kurang intuitif. Namun, eFileCabinet tidak boleh memperlambat alur kerja Anda sehari-hari setelah staf Anda menguasai sistem. eFileCabinet merupakan pilihan terbaik untuk tenaga kerja jarak jauh.
Ketahui: Cara memilih software akuntansi yang tepat dan terpercaya
