Software Manajemen Proyek: Kapan harus membelinya?

Diposting pada 454 views

Bisnis dengan menggunakan software manajemen proyek untuk membantu mengelola alur kerja sangatlah membantu. Aplikasi manajemen proyek akan membantu tugas tetap pada jalurnya dan sesuai anggaran. Platform ini tersedia dengan beragam fitur, manfaat, dan struktur harga, sehingga Anda dapat memilih yang sesuai untuk bisnis Anda dan meningkatkan skala pada saat yang tepat. Artikel ini ditujukan bagi para pelaku usaha kecil yang ingin mempelajari bagaimana aplikasi manajemen proyek dapat membantu alur kerja atau bahkan ingin membelinya.

Entah sedang merancang dan membangun interior gedung atau membuat situs web untuk klien, Anda membutuhkan cara untuk mengelola langkah-langkah atau tugas dalam sebuah proyek dan berkolaborasi dengan tim tanpa kendala. Software manajemen proyek akan membantu menyatukan proses tersebut dengan menggabungkan alat komunikasi, berbagi file, pemantauan tugas dan batas waktu, dan pelaporan ke dalam satu aplikasi yang dapat digunakan di banyak tim dan departemen.

Terlepas dari seberapa bisnis atau industri Anda, mungkin perusahaan Anda dapat memanfaatkan aplikasi manajemen proyek. Berikut panduan atau saran untuk membantu memandu proses pengambilan keputusan Anda.

Panduan membeli Software Manajemen Proyek

Apa itu Software manajemen proyek?

Software manajemen proyek adalah alat yang digunakan bisnis untuk menjaga tugas tetap pada jalurnya, memenuhi target waktu, dan tetap sesuai anggaran. Platform ini memungkinkan para pemimpin perusahaan untuk menetapkan peran, menetapkan waktu, dan menandai pencapaian besar, semuanya dalam antarmuka yang intuitif. Dengan aplikasi manajemen proyek, semua anggota tim dapat mengakses portal pusat untuk memperoleh informasi dan memeriksa status tugas.

Aplikasi manajemen proyek berfungsi sebagai ruang kerja waktu nyata yang akan membantu anggota tim tetap fokus pada tujuan yang lebih besar sekaligus mengelola tugas sehari-hari secara efektif. Platform perangkat lunak manajemen proyek terbaik secara otomatis akan menjadwal ulang pekerjaan ketika batas waktu terlewati; beberapa bahkan menjadwalkan ulang pekerjaan tergantung pada penyelesaian tugas yang terlambat dikerjakan.

Software manajemen proyek membantu para pemimpin bisnis dan anggota tim memantau dan mengelola kemajuan penugasan utama.

Fitur software manajemen proyek teratas

Meskipun fitur dan manfaatnya bervariasi di antara platform software manajemen proyek, namun sebagian besar pasti akan menampilkan alat-alat berikut:

  • Dasbor. Dasbor setiap anggota tim menjelaskan tugas yang diberikan, serta kapan proyek tersebut jatuh tempo.
  • Penjadwalan dan manajemen batas waktu. Secara sekilas, manajer proyek dapat menilai pekerjaan yang ditugaskan kepada anggota tim dan memasukkan tugas baru dengan benar ke dalam jadwal harian mereka, tanpa membebani atau mengganggu tugas lain.
  • Kemampuan untuk menetapkan peran. Anda dapat menambahkan anggota tim ke setiap tugas sehingga semua orang tahu siapa yang bertanggung jawab untuk setiap bagian proyek.
  • Kolaborasi. Aplikasi manajemen proyek memiliki alat untuk memungkinkan kolaborasi dan komunikasi di antara anggota tim.
  • File sedang diunggah. Sebagian besar platform menyertakan berbagi file, sehingga anggota tim dapat dengan mudah berbagi dokumen, informasi, dan aset utama.
  • Template proyek. Banyak software manajemen proyek dilengkapi dengan templat yang dapat Anda sesuaikan agar sesuai dengan kebutuhan bisnis.

Sebagian besar software manajemen proyek menyertakan berbagai alat untuk memfasilitasi kolaborasi, organisasi, dan manajemen batas waktu.

Berapa harga software manajemen proyek?

Harga perangkat lunak manajemen proyek sangat bervariasi. Ada beberapa struktur dan tingkatan harga, mulai dari layanan awal gratis hingga opsi premium yang berharga ratusan dolar per bulan. Anda mungkin perlu mempertimbangkan biaya pelatihan staf untuk software tersebut dan pengeluaran yang terkait dengan platform transfer. Berikut faktor-faktor yang mempengaruhi harga software manajemen proyek:

  • Jumlah pengguna. Beberapa perusahaan mengenakan biaya per orang atau menetapkan beberapa pengguna per tingkat langganan.
  • Fitur. Beberapa perangkat lunak menawarkan lebih banyak fungsionalitas dengan harga lebih rendah.
  • Penagihan tahunan vs. bulanan. Perangkat lunak manajemen proyek mungkin menawarkan diskon dan insentif untuk membayar layanan selama satu tahun di muka, bukan bulanan.

Karena begitu banyak faktor yang memengaruhi harga akhir perangkat lunak manajemen proyek, penting untuk mengetahui kebutuhan Anda sebelum mendapatkan penawaran harga.

Harga software manajemen proyek bervariasi tergantung pada jumlah pengguna, fitur yang disertakan, dan frekuensi penagihan.

Apakah saya membutuhkan software manajemen proyek?

Penting untuk diketahui bahwa perangkat lunak manajemen proyek dirancang untuk proyek penuh yang membutuhkan waktu dan kerja tim untuk diselesaikan; kemungkinan besar terlalu komprehensif untuk pekerjaan rutin.

Misalnya, akan sangat membantu jika menggunakan software manajemen proyek untuk mengatur dan mengkonfigurasi jaringan komputer, tetapi akan menjadi membingungkan untuk mencoba menggunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk memelihara jaringan komputer tersebut.

Untuk menentukan apakah aplikasi manajemen proyek sesuai untuk suatu tugas, tanyakan pada diri Anda pertanyaan-pertanyaan berikut:

  • Apakah saya punya tanggal mulai yang pasti?
  • Apakah saya memiliki tenggat waktu yang pasti?
  • Apakah saya memiliki pemahaman yang jelas tentang tujuan saya antara sekarang dan nanti?
  • Anda juga harus mempertimbangkan siapa yang akan mengerjakan proyek tersebut.

“Sebuah perusahaan membutuhkan perangkat lunak manajemen proyek ketika mereka berkoordinasi antara beberapa individu atau unit bisnis, baik secara internal maupun eksternal, untuk menyelesaikan tugas yang melibatkan berbagai kiriman atau materi iklan,” kata Conrad Magalis, manajer pemasaran untuk Advance Acceptance. “Ini adalah praktik terbaik sehingga semua informasi dan percakapan yang terkait dengan proyek atau tugas tertentu dapat didokumentasikan dan didelegasikan kepada setiap pemangku kepentingan yang terlibat.”

Cara menentukan apakah Anda membutuhkan software manajemen proyek

Berikut adalah beberapa tanda bahwa bisnis Anda membutuhkan perangkat lunak manajemen proyek:

  • Proyek tertunda karena korespondensi email yang berlebihan, dan pekerjaan terbengkalai.
  • Ada kebingungan seputar spreadsheet yang acak-acakan dan tidak ramah pengguna.
  • Anggota tim melewatkan batas waktu, baik dengan tugas individu atau menyelesaikan proyek, karena kurangnya akuntabilitas dan transparansi dalam prosesnya.
  • Ada komunikasi yang buruk antara anggota tim dan manajer akibat kegagalan untuk melaporkan status proyek atau tugas individu.
  • Ada pekerjaan yang tumpang tindih atau mubazir karena kebingungan seputar peran spesifik setiap anggota tim.

Memanfaatkan software manajemen proyek dalam situasi yang tepat dapat merampingkan seluruh proses, sehingga memungkinkan tim Anda untuk memberikan pekerjaan berkualitas lebih tinggi dalam waktu yang lebih singkat.

Software yang baik memungkinkan Anda untuk menyimpan dan melacak banyak proyek secara bersamaan, membuatnya mudah untuk memantau batas waktu dan kemajuan anggota tim individu. Pada dasarnya, beban kerja Anda dapat disimpan di satu platform, di mana setiap anggota tim memiliki akses ke semua informasi yang mereka perlukan untuk memenuhi peran mereka sendiri.

Meskipun mungkin tidak praktis untuk tugas sehari-hari, perangkat lunak manajemen proyek mungkin diperlukan jika organisasi Anda kesulitan memenuhi tenggat waktu atau tim Anda kewalahan dengan banyaknya pekerjaan.

Seperti apa tampilan perangkat lunak manajemen proyek?

Software manajemen proyek biasanya dimulai dengan dasbor yang berfungsi sebagai basis rumah dan menyediakan akses ke fitur utama perangkat lunak tersebut. Dari dasbor, pengguna dapat membuat proyek baru, serta mengelola dan mengatur yang lama.

Dalam banyak software manajemen proyek, dasbor juga merupakan rumah bagi gambaran umum proyek yang masih aktif maupun yang sudah selesai, yang dapat diakses pengguna kapan saja. Dasbor dapat dibagikan ke seluruh tim, memberi setiap orang akses mudah ke proyek dan tugas yang relevan.

Perangkat lunak manajemen proyek memungkinkan pengguna untuk mengkonsolidasikan aktivitas kerja ke dalam satu platform pusat, memungkinkan karyawan untuk menghemat waktu dengan menempatkan semua alat tugas pada satu antarmuka. Rentang perangkat lunak bervariasi dari pemula seperti Hive hingga pemain profesional seperti SharePoint.

Setiap software manajemen proyek memiliki kemampuan yang beragam, dan penting untuk menilai apa yang dibutuhkan bisnis dan bagaimana proses dapat ditingkatkan.

Proyek dan tugas biasanya dapat dibuat (atau diminta, jika supervisor harus menyetujui proyek sebelum dimulai) secara langsung dalam perangkat lunak manajemen proyek. Setelah membuat proyek, Anda memiliki akses ke berbagai alat untuk mengatur dan mengoordinasikan aspek tertentu dari setiap proyek, serta untuk memastikan akuntabilitas atas ketepatan waktu dan kualitas tugas yang diberikan.

Anggota tim dapat menjadwalkan dan melacak tugas dan jadwal proyek dengan alat canggih, seperti bagan Gantt. Alat-alat ini akan membantu anggota tim tetap pada halaman yang sama, bahkan jika mereka tidak bekerja di lokasi fisik yang sama, dan meringankan beban memenuhi tenggat waktu yang ketat.

Anggota tim dapat melihat tugas yang diberikan kepada setiap personil tim, sehingga memudahkan untuk mengoordinasikan aspek proyek. Beberapa program perangkat lunak juga memiliki aplikasi obrolan bawaan yang membuat kolaborasi seketika dan langsung.

Software manajemen proyek memberi manajer kendali penuh atas arah sebuah proyek. Misalnya, mereka dapat menugaskan ulang pekerjaan atau merubah tugas yang ditugaskan untuk mendelegasikan tugas secara lebih adil di antara anggota tim dan mengelola sumber daya secara lebih efektif dengan cepat.

Dengan ikhtisar dan laporan terperinci yang tersedia dalam software manajemen proyek, manajer dapat lebih mudah mengikuti perkembangan baru. Setiap proyek kompleks memiliki banyak bagian yang bergerak, jadi penting untuk selalu memberi tahu pembuat keputusan Anda, dan itulah yang dilakukan perangkat lunak manajemen proyek untuk tim manajemen Anda.

Perangkat lunak manajemen proyek memandu anggota tim melalui kehidupan proyek, dengan jelas menunjukkan tanggung jawab dan tenggat waktu di dasbor yang mudah digunakan.

Bagaimana cara memilih software manajemen proyek?

Meskipun sebagian besar aplikasi manajemen proyek berkualitas menawarkan fitur serupa, tidak ada dua platform yang persis sama. Berikut adalah beberapa poin penting yang harus Anda pertimbangkan ketika memilih software manajemen proyek:

1. Ukuran organisasi Anda

Perusahaan besar memiliki kebutuhan yang berbeda dari startup kecil. Penting untuk memeriksa setiap aplikasi dan mengajukan pertanyaan yang tepat.

Perusahaan harus meluangkan waktu untuk mendemonstrasikan beberapa opsi sebelum melanjutkan serta memperhitungkan waktu ‘adopsi’ untuk tim dan klien agar terbiasa menggunakan aplikasi. Jika Anda bekerja di bidang yang sangat teknis (seperti IT), mungkin lebih umum daripada di industri lain untuk memiliki pengalaman dengan aplikasi manajemen proyek.

2. Skalabilitas

Seiring kebutuhan manajemen proyek berkembang, Anda perlu tahu bahwa perangkat lunak Anda dapat mengikuti.

3. Pain points

Mengidentifikasi tantangan manajemen proyek Anda dapat membantu. Misalnya, mungkin Anda kesulitan berbagi pembaruan tepat waktu dengan klien atau berkomunikasi dengan tim. Dengan memahami kelemahan, Anda dapat menemukan perangkat lunak yang paling sesuai dengan kebutuhan.

4. Kemudahan penggunaan

Jika tidak memilih sistem yang mudah diterapkan dan digunakan oleh tim, Anda akan memperbesar tantangan yang sudah Anda hadapi.

Untuk berhasil menerapkan sistem manajemen proyek perusahaan itu sulit. Ini adalah masalah budaya, bukan masalah alat. Sebagian besar organisasi tidak memiliki praktik yang konsisten dan standar untuk mengelola proyek dan melaporkan kinerja portofolio.

Sesuatu yang tampaknya sederhana seperti memiliki hari standar untuk melaporkan status di seluruh perusahaan dapat mengirimkan gelombang kejutan, karena orang terbiasa melaporkan status pada hari tertentu, biasanya karena irama status eksekutif mereka.

Evaluasi setiap platform software manajemen proyek berdasarkan seberapa baik platform tersebut menangani titik-titik kesulitan terbesar organisasi. Pastikan untuk mempertimbangkan ukuran perusahaan Anda, serta skalabilitas dan kemudahan penggunaan perangkat lunak.

Baca juga: Software Manajemen Proyek dapat meningkatkan Bisnis Anda