Memang secara teknis software manajemen proyek dapat melakukan pekerjaan cerdas untuk operasi bisnis Anda, namun anda harus juga pintar memilih sistem yang tepat. Aplikasi manajemen proyek digunakan untuk melacak tugas dan jumlah jam kerja tim Anda pada suatu proyek, maupun membuat anggaran proyek. Perangkat lunak manajemen proyek sangat berguna untuk bisnis dengan tim jarak jauh dan pekerja lepas karena menyediakan ruang digital untuk kolaborasi. Artikel ini ditujukan bagi para pemilik bisnis yang ingin mempelajari lebih lanjut tentang software manajemen proyek dan menemukan solusi yang tepat untuk bisnis mereka.
Software manajemen proyek digunakan untuk mengatur alur kerja sebuah perusahaan. Anda dapat menggunakan sistem digital ini untuk melacak, menjadwalkan, dan memetakan proyek dan tugas perusahaan. Perangkat lunak manajemen proyek memungkinkan tim Anda berbagi ruang dan tempat untuk dapat melihat pekerjaan sebuah perusahaan, serta menindaklanjuti dan melacak proyek yang sedang berlangsung.
Apa itu software manajemen proyek?
Bagi banyak bisnis, daftar tugas saja tidak cukup. software manajemen proyek adalah sistem digital yang jauh lebih canggih yang memungkinkan Anda mengelola tugas tim di ruang online. Setiap orang di tim, dengan izin, dapat mengakses perangkat lunak. Di dalam perangkat lunak, pemimpin tim dapat menjadwalkan tugas dan berkolaborasi dengan karyawan dalam proyek.
Aplikasi manajemen proyek memungkinkan Anda memeriksa alur kerja perusahaan dengan cepat dan efisien. Saat proyek berjalan, aplikasi memungkinkan pengguna membuat catatan dan saran tentang tugas di dalam sistem. Itu juga dapat mengirim pengingat ke tim Anda tentang batas waktu yang akan datang atau tugas yang belum selesai.
Sistem manajemen proyek digunakan untuk melacak alur kerja tim dan menjaga jalur komunikasi tetap jelas, dapat diakses, dan terbuka. Ini juga berguna untuk menilai produktivitas tim Anda.
Dengan melacak berapa banyak waktu yang dihabiskan pengguna untuk sebuah proyek atau berapa banyak tugas yang mereka selesaikan, Anda dapat menentukan siapa di tim Anda yang memenuhi atau melampaui ekspektasi dan siapa yang tertinggal. Selanjutnya, informasi ini akan membantu membuat perubahan yang sesuai pada bisnis Anda.
Software manajemen proyek adalah alat digital yang digunakan untuk melacak alur kerja perusahaan. Pemimpin tim dapat menetapkan tugas, memantau kemajuan tugas yang sedang berlangsung, dan menilai bagaimana karyawan mengelola proyek.
Siapa yang menggunakan software manajemen proyek?
Perangkat lunak manajemen proyek adalah alat yang berguna untuk setiap pemilik bisnis yang ingin meningkatkan organisasi di perusahaan mereka. Namun, ini sangat bermanfaat untuk bisnis yang mempekerjakan pekerja jarak jauh dan lepas.
Jenis tim ini sering kali terhubung dan dibombardir dengan file dan spreadsheet bersama, tetapi perangkat lunak manajemen tugas menyederhanakan komunikasi dengan meletakkannya di satu tempat. Jika Anda memiliki pekerja lepas atau karyawan jarak jauh, sistem manajemen proyek dapat membantu semua orang untuk berkolaborasi dan tetap terhubung.
Meskipun perusahaan Anda tidak memiliki karyawan jarak jauh atau pekerja lepas, software manajemen proyek masih dapat membantu bisnis Anda dengan menyederhanakan alur kerja. Kemampuan untuk melihat, di satu tempat, tugas mana yang sedang dikerjakan dan seberapa dekat setiap tugas untuk diselesaikan memberi para pemimpin bisnis wawasan yang lebih baik tentang bagaimana kinerja tim mereka.
Software manajemen proyek adalah alat yang hebat untuk bisnis yang mempekerjakan pekerja jarak jauh, tetapi bisnis apa pun dapat memanfaatkan komunikasi yang efisien yang disediakan perangkat lunak manajemen proyek .
Bagaimana cara memilih software manajemen proyek online terbaik?
Saat mencari sistem manajemen proyek yang tepat untuk bisnis Anda, ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan. Berikut beberapa fitur yang perlu diperhatikan:
1. Alat penjadwalan dan manajemen tugas
Alat penjadwalan dan manajemen tugas yang mudah digunakan membuatnya mudah untuk menangani banyak proyek sekaligus. Software manajemen proyek seharusnya merampingkan operasi Anda, bukan membuatnya lebih sulit, jadi alat ini harus sederhana dan langsung.
2. Alat kolaborasi tim
Alat kolaborasi tim, yang memungkinkan rekan satu tim untuk mengerjakan proyek bersama atau berkomunikasi langsung satu sama lain, juga penting. Contoh alat kolaborasi termasuk fitur pesan instan atau umpan papan pesan. Anda dan karyawan harus dapat terhubung satu sama lain, yang merupakan kunci perencanaan proyek.
3. Opsi pelaporan
Menerima informasi tentang tugas tim Anda adalah komponen penting dari setiap proyek. Opsi pelaporan waktu nyata memungkinkan melacak aktivitas proyek dengan mudah. Alat perangkat lunak manajemen proyek ini menunjukkan kepada Anda apa yang telah dilakukan, terhenti dan selesai, dan apa yang perlu Anda lakukan untuk menjaga alur kerja Anda tetap berjalan.
4. Integrasi
Integrasi adalah bagian besar dari sistem yang mudah digunakan. Memiliki perangkat lunak yang secara mulus terhubung ke program penting lainnya yang Anda gunakan membantu meningkatkan pengoperasian. Cari sistem dengan aplikasi yang secara khusus akan menguntungkan perusahaan. Ini membuat kolaborasi dengan program lain lebih mudah, lebih cepat, dan lancar untuk Anda dan tim.
5. Opsi pembuatan faktur
Cari program yang memiliki fitur faktur, yang berguna untuk proyek yang mengharuskan Anda membuat anggaran atau rencana keuangan. Opsi faktur ini memungkinkan untuk menghitung biaya, melacak jam, mengirim penawaran, dan menagih klien.
6. Aplikasi seluler
Memiliki aplikasi seluler untuk perangkat lunak manajemen proyek memberi Anda dan karyawan fleksibilitas. Tanpa dirantai ke desktop, Anda dapat memeriksa kemajuan tim dari mana saja, dan anggota tim dapat terus mengabari Anda saat dalam perjalanan.
Sebelum Anda membeli software manajemen proyek, pastikan untuk menilai sistem pelaporan pilihan, integrasi dan penjadwalan, serta manajemen dan tim kolaborasi alat.
Apa keuntungan menggunakan software manajemen proyek?
Mengelola tim tidaklah mudah, terutama jika Anda baru mengenal dunia bisnis kecil. Menggunakan sistem manajemen proyek menciptakan alur kerja yang lebih rapi dan sistem komunikasi yang efisien untuk tim Anda. Berikut beberapa keuntungan menggunakan perangkat lunak manajemen proyek:
1. Meningkatkan produktivitas
Sistem manajemen tugas tidak hanya membuat Anda dan tim selalu update dengan tugas, tetapi juga memungkinkan Anda menganalisis alur kerja dan kemajuan proyek. Beberapa sistem memberikan perincian tentang berapa lama waktu yang dibutuhkan karyawan untuk menyelesaikan tugas. Jika memiliki data ini, Anda dapat menentukan area lemah dalam bisnis dan mengatasi masalah tersebut.
2. Merampingkan komunikasi
Email adalah bagian besar dari komunikasi di tempat kerja, tetapi software manajemen proyek memungkinkan Anda mengurangi kelebihan kotak masuk. Dengan perangkat lunak manajemen proyek, tidak perlu mengirim email tindak lanjut atau pengingat, karena Anda dan tim dapat berkomunikasi dan melihat kemajuan satu sama lain dalam sistem. Banyak pengguna juga dapat berkolaborasi dalam proyek secara real time.
3. Menghemat waktu
Perangkat lunak manajemen proyek juga dapat membantu menghemat waktu, karena Anda tidak perlu khawatir tentang pembaruan atau saran dalam kesibukan email Senin pagi. Alih-alih, alat pelaporan langsung melakukan ping kepada pengguna. Anda tidak perlu mencari file atau menghubungi rekan satu tim satu per satu, karena komunikasi terjadi di satu ruang, sehingga menghilangkan kebingungan dan memindahkan tugas. Jika menurut Anda software manajemen proyek tepat untuk bisnis Anda, lihat rekomendasi kami untuk opsi yang menurut Anda paling baik.
Perangkat lunak manajemen proyek dapat membantu Anda meningkatkan produktivitas, merampingkan komunikasi, dan menghemat waktu.
Apa saja kekurangan software manajemen proyek?
Meskipun perangkat lunak manajemen proyek adalah cara yang bagus untuk mengatur tugas tim Anda, software ini juga memiliki beberapa kekurangan potensial yang harus dipertimbangkan oleh bisnis Anda, antara lain sebagai berikut:
1. Biaya
Software manajemen proyek bisa mahal, tergantung pada ukuran organisasi Anda dan fitur yang dibutuhkan. Anda bisa saja membayar lebih berdasarkan jumlah pengguna, fitur yang dapat disesuaikan, dan ruang penyimpanan yang dibutuhkan bisnis Anda.
2. Latihan
Untuk beberapa program, kurva pembelajaran bagi karyawan terlalu sulit. Sistem yang rumit dapat memakan waktu. Tim Anda perlu menyesuaikan diri dengan program dan memiliki pemahaman yang baik tentang cara kerjanya untuk meminimalkan cegukan selama penggunaan.
Membuat seluruh tim menggunakan perangkat lunak manajemen proyek, memahami berbagai nuansanya dan, yang terpenting, mengintegrasikan ke dalam cara kerja mereka dapat memakan waktu.
3. Fitur berlebihan
Meskipun penting memiliki software manajemen proyek, namun fitur yang melimpah dapat membuat program kewalahan bagi pengguna. Faktanya, salah satu kelemahan terbesar dari software manajemen proyek adalah banyak dari program ini memiliki terlalu banyak fitur, kata Ian Sells, CEO dan pendiri RebateKey.
Meskipun fitur otomasi bagus dan integrasi dapat membantu mempermudah pekerjaan, terkadang semua fitur ‘ekstra’ dalam alat manajemen proyek membuatnya hebat untuk digunakan. Seringkali mengelola alat manajemen proyek menjadi bagian dari pekerjaan itu sendiri, yang merupakan hal terakhir yang diinginkan manajer proyek.
Beberapa kekurangan software manajemen proyek adalah biaya tambahan, pelatihan yang diperlukan untuk karyawan, dan fitur yang melimpah.
Baca juga: Kapan harus Software Manajemen Proyek
