Salah satu prioritas utama sebagai seorang pemilik bisnis kecil adalah mengawasi dengan cermat uang yang Anda hasilkan dan bayarkan, itulah mengapa sangat penting untuk memiliki software akuntansi yang tepat. Anda membutuhkan program yang dapat membantu menyelesaikan berbagai tugas akuntansi harian, mencatat pembayaran, melacak pengeluaran, menagih pelanggan, dan menyelesaikan transaksi, sekaligus memberi Anda wawasan tentang kesehatan keuangan bisnis, memungkinkan Anda menghasilkan laporan yang membantu menganalisis kinerja bisnis dari berbagai sudut.

Tetapi memilih software akuntansi terbaik untuk bisnis memang menantang. Setiap program menyertakan serangkaian fitur yang berbeda, dan sebagian besar menawarkan beberapa paket harga untuk dipilih, yang juga bervariasi dalam fitur, jumlah pengguna, dan faktor lainnya. Berikut adalah tiga hal yang perlu diingat ketika memilih software akuntansi untuk bisnis Anda:

Biaya: Apakah Anda lebih suka software akuntansi dasar yang murah atau aplikasi yang harganya lebih mahal tetapi menyertakan fitur tambahan?
Kegunaan: Berapa banyak pengguna yang perlu mengakses perangkat lunak? Apakah Anda lebih suka sistem berbasis cloud yang dapat diakses di mana saja atau perangkat lunak desktop? Apakah Anda membutuhkan aplikasi seluler? Kemampuan apa yang Anda butuhkan untuk aplikasi ini?
Fitur: Apa saja yang anda butuhkan dengan software akuntansi? Apakah Anda membutuhkan alat piutang dan hutang? Laporan mana yang Anda butuhkan untuk membuatnya? Apakah Anda membutuhkannya untuk melacak inventaris? Apakah Anda membutuhkannya untuk menyertakan layanan tambahan, seperti pelacakan waktu, manajemen proyek, dan penggajian?

Manfaat memilih software akuntansi

Jika Anda melihat pilihan software akuntansi, kemungkinan telah memikirkan kemungkinan menyewa seorang profesional akuntansi untuk menangani tugas-tugas keuangan Anda. Namun, mempekerjakan anggota staf baru tidak selalu sesuai anggaran, dan jika bisnis masih kecil, Anda mungkin dapat menangani akuntansi sendiri dengan software akuntansi yang tepat.

Berikut adalah beberapa keunggulan yang ditawarkan software akuntansi dibandingkan mempekerjakan seorang profesional akuntansi:

1. Keterjangkauan

Bekerja dengan software akuntansi jauh lebih murah daripada menyewa akuntan. Software akuntasi yang tepat dengan add-on yang sesuai dapat memastikan bahwa bisnis Anda sepenuhnya mematuhi semua pelacakan dan pelaporannya.

2. Penghematan waktu

Anda tidak perlu menunggu orang lain menyelesaikan tugas akuntansi yang perlu Anda selesaikan. Dengan software akuntansi, Anda dapat melakukannya sendiri, dengan semua alat yang diperlukan.

3. Akurasi lebih tinggi

Software akuntansi mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan manusia. Ini karena perangkat lunak dapat terhubung langsung dengan rekening bank, menarik transaksi dan data lain tanpa risiko kesalahan ketik atau salin dan tempel.

4. Satu tempat untuk semua tugas keuangan

Banyak vendor perangkat lunak akuntansi menawarkan layanan tambahan, seperti penggajian dan kepatuhan pajak, yang dapat dilakukan, dilacak, dan dipantau dari platform yang sama.

Software akuntansi memudahkan untuk menangani tugas keuangan Anda sendiri dan lebih murah daripada menyewa akuntan atau kantor akuntan.

Berapa biaya software akuntansi?

Biaya software akuntansi sangat bervariasi, tergantung pada fitur yang disertakan, jumlah pengguna yang didukungnya, dan faktor lainnya. Banyak perusahaan perangkat lunak akuntansi terbaik menawarkan software berbasis cloud sebagai layanan daripada lisensi perangkat lunak, jadi mereka mengenakan biaya berlangganan bulanan.

Anda dapat memilih dari beberapa paket, dengan paket berbayar biasanya berkisar dari $ 10 hingga $ 60 per bulan, meskipun program kelas atas dapat menghabiskan biaya lebih banyak. Tarif diskon sering kali tersedia jika Anda bersedia membayar setiap tahun, bukan bulanan.

Paket yang lebih mahal sering kali menyertakan fitur-fitur canggih seperti pengeluaran dan pelacakan penjualan, faktur berulang, pelacakan dan penagihan proyek, pengingat lewat jatuh tempo otomatis, fungsi tim, kemampuan pelaporan lanjutan, pelacakan inventaris, dan pemesanan pembelian. Banyak perusahaan software akuntansi menawarkan integrasi untuk meningkatkan kemampuan software atau untuk menghubungkannya dengan program bisnis lain, terkadang dengan biaya tambahan.

Beberapa perusahaan menawarkan versi gratis dari perangkat lunak akuntansi mereka, meskipun ini biasanya memiliki fitur dasar atau membatasi jumlah pengguna, klien, atau transaksi. Beberapa penyedia perangkat lunak akuntansi gratis menghasilkan uang dari layanan tambahan berbayar yang mereka tawarkan. Program-program ini berguna jika bisnis Anda sangat kecil atau Anda ingin menggunakan perangkat lunak untuk uji coba yang lebih lama daripada yang dimungkinkan oleh periode uji coba.

Biaya perangkat lunak akuntansi bervariasi menurut tingkat layanan yang Anda pilih, kemampuan yang Anda butuhkan, dan apakah Anda memilih perangkat lunak berbasis cloud atau desktop.

Faktor kegunaan apa yang harus Anda cari dalam software akuntansi?

Untuk menemukan software akuntansi terbaik untuk bisnis, Anda perlu memutuskan bagaimana dan di mana Anda ingin menggunakannya dan apakah orang lain akan menggunakan sistem tersebut. Berikut beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan:

1. Akses multipengguna

Sebagian besar program akuntansi memungkinkan untuk mengundang pengguna lain ke sistem dan mengontrol data yang dapat mereka lihat dan tugas yang dapat mereka akses. Misalnya, mungkin Anda ingin memberikan akses penuh kepada mitra bisnis dan akuntan Anda, sementara hanya mengizinkan karyawan menggunakan sistem untuk melacak waktu dan faktur pelanggan mereka.

Beberapa sistem memungkinkan mengundang banyak pengguna tanpa biaya tambahan; yang lain menyediakan akses akuntan gratis tetapi mengharuskan Anda untuk berlangganan paket harga yang lebih tinggi atau membayar ekstra jika ingin menambahkan pengguna lain ke sistem.

2. Dukungan multi-bisnis

Jika Anda memiliki lebih dari satu bisnis, Anda mungkin menginginkan software akuntansi yang mendukung banyak bisnis kecil dalam satu akun tanpa biaya tambahan. Jika tidak, Anda akan membayar ekstra untuk menyiapkan akun terpisah untuk setiap entitas.

3. Perangkat lunak berbasis cloud dan akses seluler

Sebagian besar sistem akuntansi teratas berbasis cloud, sehingga Anda dapat mengakses akun kapan saja, di mana saja dari komputer mana pun dengan akses internet, membantu Anda menjalankan bisnis dari jarak jauh, baik saat di rumah maupun saat liburan.

Banyak juga yang menawarkan aplikasi seluler untuk membantu memantau informasi penting dan menyelesaikan tugas inti saat dalam perjalanan. Beberapa menawarkan aplikasi terpisah untuk karyawan yang memiliki fitur dasar, seperti melacak waktu dan mengirimkan tanda terima pengeluaran.

Kemampuan aplikasi seluler berbeda-beda, jadi jika seluler mengakses fitur penting, Anda ingin memastikan aplikasi tersebut memiliki fungsionalitas yang dibutuhkan. Anda juga ingin memastikannya berfungsi pada platform pilihan, karena beberapa hanya kompatibel dengan iOS dan yang lain dapat digunakan dengan jam tangan pintar selain ponsel dan tablet.

Kegunaan dan akses melampaui jumlah pengguna; Anda juga harus mempertimbangkan bagaimana Anda dapat mengakses perangkat lunak, seperti melalui aplikasi seluler dan akses jarak jauh melalui perangkat lunak cloud.

Apa perbedaan antara software akuntansi berbasis cloud dan software desktop?

Meskipun mungkin Anda berasumsi bahwa versi berbasis cloud dan versi desktop dari software akuntansi yang Anda pilih menjalankan fungsi yang sama, kedua platform tersebut dapat memiliki perbedaan yang signifikan.

Software akuntansi versi desktop biasanya merupakan pembelian satu kali, tidak seperti perangkat lunak berbasis cloud, yang biasanya berjalan dengan model langganan. Seringkali, software akuntansi desktop hanya dapat mengakses data yang disimpan ke komputer. Tidak seperti perangkat lunak cloud, perangkat lunak akuntansi desktop tidak bergantung pada koneksi internet untuk mengaksesnya.

Perangkat lunak berbasis cloud tidak hanya disinkronkan langsung dengan rekening bank, tetapi juga dapat diakses dari mana saja dengan jumlah pengguna resmi yang diizinkan oleh paket Anda, yang ideal untuk profesional yang sering bepergian atau bekerja dari rumah. Selain itu, penyimpanan data berbasis cloud menawarkan keamanan tingkat atas, sehingga Anda yakin bahwa informasi keuangan sensitif terlindungi dengan baik.

Ada beberapa perbedaan antara perangkat lunak desktop dan cloud, tetapi aksesibilitas adalah kunci utama: Perangkat lunak desktop hanya dapat diakses dari komputer tempat perangkat diinstal, sedangkan perangkat lunak berbasis cloud dapat diakses dari mana pun Anda memiliki internet.

Fitur akuntansi apa yang Anda butuhkan?

Software akuntansi menawarkan banyak fitur dan alat untuk membantu mengelola keuangan Anda. Ini harus memenuhi kebutuhan bisnis Anda, membuatnya mudah untuk menyelesaikan tugas akuntansi rutin. Ini juga akan membantu melihat gambaran besar tentang kinerja bisnis Anda.

Banyak pemilik bisnis yang mengatakan bahwa kemudahan penggunaan dan fitur hemat waktu adalah dua hal teratas yang mereka cari dalam sebuah program. Berikut adalah beberapa fitur yang harus dimiliki software akuntansi untuk membantu menghemat waktu dan mengelola keuangan Anda dengan lebih baik:

1. Fitur akuntansi dasar

Sebagian besar bisnis kecil dapat memanfaatkan fungsi akuntansi dasar seperti pembuatan faktur (baik melalui email dan surat siput), pelacakan pendapatan dan pengeluaran, pembuatan laporan keuangan, dan manajemen pelanggan.

Namun, jika bisnis Anda menjual lebih dari beberapa produk, Anda juga ingin perangkat lunak melacak inventaris, mengelola vendor, dan membantu dalam pemesanan pembelian. Jika bisnis Anda menyediakan layanan, menginginkan program yang memudahkan pelacakan waktu dan jam tagihan yang dapat ditagih.

2. Otomatisasi penghemat waktu

Beberapa perangkat lunak akuntansi dapat diatur untuk secara otomatis mengirim faktur berulang dan pemberitahuan lewat jatuh tempo, menghemat waktu Anda dalam pembuatan faktur dan tugas piutang. Orang lain dapat menghemat waktu untuk merekonsiliasi akun Anda dengan menyarankan transaksi yang cocok.

Jika bisnis Anda memberikan penawaran atau perkiraan kepada pelanggan, cari program yang mengubah dokumen ini menjadi faktur hanya dengan beberapa klik. Jika Anda membawa inventaris, cari sistem yang memesan ulang produk dengan secara otomatis membuat pesanan pembelian di bawah ambang batas yang ditetapkan.

3. Persiapan pajak

Jadikan hidup Anda lebih mudah dengan software akuntansi yang memiliki fitur seperti penghitungan pajak otomatis, tarif pajak berganda, dan pelaporan pajak. Anda juga harus dapat memberi akuntan Anda akses ke data yang relevan di dalam sistem atau dengan mudah mengirim email ke semua data dan file yang diperlukan kepada mereka.

4. Layanan tambahan

Add-on software akuntansi tertentu, seperti pemrosesan pembayaran dan layanan penggajian, memudahkan untuk menerima pembayaran faktur secara online dan membayar karyawan. Meskipun layanan ini biasanya memiliki biaya tambahan, namun nyaman digunakan, dan biayanya mungkin sebanding dengan yang Anda bayarkan untuk layanan di tempat lain.

5. Integrasi pihak ketiga

Software akuntansi dapat mempermudah menjalankan bisnis Anda dengan mengintegrasikan program dan layanan yang sudah digunakan, secara otomatis berbagi data antar sistem secara real time. Integrasi populer termasuk sistem POS, pemrosesan pembayaran, manajemen inventaris tingkat lanjut, e-commerce, ERP, CRM, pemasaran email, dan aplikasi Google.

Saat Anda mengevaluasi perangkat lunak akuntansi, tinjau fitur program, layanan tambahan, dan integrasi pihak ketiga – terutama mencari integrasi dengan bank Anda. Anda mungkin juga ingin menentukan apakah perangkat lunak dapat membantu Anda menghitung dan membayar pajak dengan mudah.

Pertanyaan untuk ditanyakan saat mengevaluasi software akuntansi

Kelompokkan pilihan menjadi dua atau tiga pilihan teratas, daftar untuk uji coba gratis sehingga Anda dapat melihat sendiri apakah perangkat lunak akuntansi memiliki fitur yang Anda butuhkan, mudah digunakan dan menghemat waktu. Hubungi perusahaan perangkat lunak, ukur kualitas layanan pelanggan mereka, sehingga anda yakin akan menerima dukungan yang dibutuhkan jika mengalami masalah dengan program tersebut.

Berikut adalah daftar pertanyaan yang dapat ditanyakan saat menelepon untuk membantu Anda memilih software akuntansi yang tepat untuk bisnis:

Apakah perangkat lunak Anda cocok untuk industri saya?
Apakah Anda menawarkan solusi khusus untuk memenuhi kebutuhan bisnis saya?
Berapa banyak karyawan dan klien yang dapat ditampung oleh perangkat lunak Anda?
Bagaimana perangkat lunak Anda membantu saya mematuhi GAAP, undang-undang perpajakan, dan peraturan keuangan?
Bagaimana data saya dicadangkan? Bisakah akses dipulihkan segera setelah pemadaman?
Tindakan keamanan apa yang Anda miliki untuk menjaga keamanan data bisnis dan pelanggan saya?
Berapa total biayanya? Apakah ada biaya penyiapan atau penyimpanan cloud?
Jenis dukungan teknis dan layanan pelanggan apa yang Anda sediakan? (Misalnya, apakah penyedia menawarkan bentuk kontak pilihan Anda, seperti telepon atau live chat?)

Jangan hanya memilih perangkat lunak akuntansi pertama yang Anda lihat. Hubungi penyedia perangkat lunak yang berbeda untuk menanyakan pertanyaan apa pun dan rasakan layanan pelanggan mereka saat membuat keputusan.