Manajemen Dokumen Open Source, kelebihan dan kekurangannya

Manajemen Dokumen Open Source

Sistem open-source (sumber terbuka) menciptakan peluang untuk menguji sebuah software atau program sebelum membelinya. Inilah yang perlu Anda ketahui tentang manajemen dokumen sumber terbuka.

Jika bisnis Anda menghabiskan banyak waktu dan energi untuk mengelola dokumen, Anda dapat memanfaatkan software manajemen dokumen Open Source. Software (perangkat lunak) ini memungkinkan untuk dengan cepat mengelola dan mengotomatiskan kebutuhan dokumen harian bisnis. Berikut adalah semua yang perlu Anda ketahui tentang software manajemen dokumen yang dapat disesuaikan.

Apa itu manajemen dokumen Open Source?

Manajemen Dokumen Open Source
Manajemen Dokumen Open Source, kelebihan dan kekurangannya 2

Perangkat lunak manajemen dokumen adalah sistem untuk menyimpan informasi penting untuk bisnis. Salinan cetak dokumen lama dapat dipindai dan kemudian diunggah langsung ke sistem manajemen dokumen dengan aman dalam bentuk digital.

Banyak sistem memungkinkan memasukkan metadata dan tag untuk mengatur file. Alat lain mungkin menyertakan kemampuan pencarian sehingga anggota tim Anda akan menghemat waktu untuk melacak dokumen tertentu.

Pertimbangan utama untuk sistem manajemen dokumen adalah alur kerja. Anda dan tim harus dapat menavigasi struktur file dengan mudah dan seminimal mungkin menghadapi hambatan dalam berkolaborasi dengan pengguna lain. Sistem manajemen dokumen yang menyediakan akses seluler akan memastikan kenyamanan yang lebih besar bagi tim Anda.

Jika Anda akan memindai file sebagai bagian dari alur kerja, pastikan ada metode untuk menambahkan dan mengatur file dalam antarmuka pengguna perangkat lunak yang Anda pertimbangkan. Pencarian kata kunci dan sistem untuk melihat dan mengedit izin semuanya harus dibangun ke dalam kerangka kerja.

Ada fitur praktis lain yang perlu dipertimbangkan saat membangun solusi yang paling sesuai untuk tim Anda. Misalnya, Anda perlu menentukan apakah beberapa pengguna dapat mengedit dokumen yang sama secara bersamaan. Anda harus membangun sistem kontrol sehingga pengguna mengetahui iterasi dokumen mana yang sedang mereka gunakan dan memiliki opsi untuk membatalkan perubahan. Jejak audit, misalnya, memungkinkan Anda melacak riwayat pengeditan file dan anggota tim mana yang mengerjakannya.

Manajemen dokumen Open Source adalah platform gratis yang dapat disesuaikan bagi tim untuk berbagi dan berkolaborasi pada file digital.

Apakah pengelolaan dokumen Open Source merupakan solusi untuk bisnis Anda?

Software manajemen dokumen Open Source memungkinkan organisasi untuk mengakses, memantau, dan berbagi file penting. Saat Anda menggunakan sistem sumber terbuka, perusahaan Anda bertanggung jawab untuk menyesuaikan solusi bagi penggunanya dan menerapkan pembaruan apa pun yang dibuat oleh komunitas Open Source.

Bisnis biasanya memiliki salah satu dari dua tujuan dalam menggunakan solusi Open Source. Beberapa bisnis ingin menggunakan perangkat lunak sumber terbuka sebagai solusi uji coba untuk menguji apakah jenis sistem itu akan memenuhi kebutuhan mereka sebelum mereka membayar untuk program serupa. Untuk bisnis lain, software Open Source itu sendiri mungkin menjadi tujuan akhirnya.

Reuben Yonatan, CEO situs perbandingan penyedia independen GetVoIP, mengatakan ada banyak hal yang disukai dari dunia open-source.

“Banyak produk Open Source memiliki fitur tambahan, seperti ruang penyimpanan tingkat perusahaan atau solusi yang dihosting,” katanya. Sistem kepemilikan mungkin menjadi beban finansial bagi bisnis kecil. “Bagi banyak (perusahaan), sebaiknya coba software open-source terlebih dahulu, lalu tingkatkan versinya pada waktu yang tepat.”

Manajemen dokumen Open Source mungkin merupakan pilihan yang tepat untuk organisasi yang ingin membangun dan menyesuaikan solusinya sendiri. Saat dibuat di bawah lisensi sumber terbuka, perangkat lunak biasanya bebas digunakan, dimodifikasi, atau didistribusikan ulang. Jika didukung oleh komunitas yang aktif, perangkat lunak sumber terbuka mendapat manfaat dari masukan dan modifikasi rutin yang meningkatkan produk dari waktu ke waktu.

Jika Anda menginginkan solusi manajemen dokumen yang fleksibel dan dapat disesuaikan, software Open Source mungkin cocok untuk Anda. Namun, bersiaplah untuk menangani pembaruan teknis dan mendukung diri Anda sendiri.

Manfaat software manajemen dokumen Open Source

Ini adalah beberapa dari banyak manfaat software manajemen dokumen Open Source:

1. Lebih banyak fleksibilitas

Manfaat utama software Open Source adalah fleksibilitasnya. Premis inti dari perangkat lunak Open Source adalah dapat digunakan dan disesuaikan dengan kebutuhan pengguna, sehingga perusahaan yang merasa nyaman dengan membangun solusi sendiri mungkin menemukan software Open Source sebagai jalan terbaik.

“Open-source artinya siapa pun dapat meningkatkan kesuksesan generasi sebelumnya,” kata Yonatan. Dalam jangka panjang, pengetahuan bersama dan upaya kolektif ini dapat menghasilkan perangkat lunak yang lebih baik yang dapat dimanfaatkan oleh semua penggunanya.

2. Otomatisasi alur kerja

Manfaat utama lainnya dari menggunakan software manajemen dokumen adalah Anda dapat mengganti banyak proses manual dengan aturan otomatisasi sederhana. Misalnya, sistem manajemen dokumen dapat memproses informasi, mengatur dokumen, dan mengirimkan permintaan tanda tangan elektronik tanpa campur tangan manusia.

3. Lebih sedikit kebutuhan untuk penyimpanan fisik

Menyimpan dan mengatur dokumen kertas dapat menghabiskan banyak ruang, waktu dan tenaga. Dengan perangkat lunak manajemen dokumen – Open Source atau lainnya – Anda dapat secara signifikan mengurangi ruang dan biaya penyimpanan dokumen secara fisik di gedung kantor Anda.

4. Keamanan yang lebih baik dan pemulihan bencana

Menyimpan salinan fisik dari semua dokumen sensitif mungkin tampak seperti opsi yang aman di era pelanggaran data besar, tetapi perangkat lunak manajemen dokumen sebenarnya dapat meningkatkan privasi data Anda.

Dengan software ini, Anda dapat mengontrol dengan ketat siapa yang memiliki akses ke informasi sensitif dan menyimpan catatan tentang siapa yang mengakses data tertentu pada waktu tertentu. Selain itu, manajemen dokumen digital memungkinkan Anda untuk mengindeks, mengarsipkan, dan mengambil semua dokumen jika terjadi bencana, yang tidak dapat Anda lakukan dengan mudah dengan salinan fisik.

Manfaat perangkat lunak manajemen dokumen Open Source mencakup fleksibilitas, otomatisasi, dan pemulihan bencana yang lebih mudah.

Potensi kelemahan dari open-source

Untuk alasan ini, solusi manajemen dokumen Open Source mungkin bukan pilihan yang tepat untuk setiap bisnis.

1. Perangkat lunak berpemilik mungkin merupakan solusi yang lebih cepat dan lebih murah.

Fitur tertentu mungkin lebih cepat diakses (dengan lebih sulit) dari solusi pihak ketiga. Juga pertimbangkan biaya dan waktu melakukan pekerjaan perangkat lunak di rumah dan bagaimana solusi penyimpanan akan terlihat.

Software manajemen dokumen dapat dibuat sebagai sistem lokal atau berbasis cloud. Dengan opsi lokal (dihosting sendiri), bisnis Anda memegang kendali penuh dan tidak bergantung pada penyedia cloud luar untuk akses atau waktu aktif, dengan penyimpanan server biasanya di lokasi di kantor.

Jika memilih sistem lokal, Anda harus memutuskan bagaimana biaya pemeliharaan sesuai dengan anggaran, itulah sebabnya banyak bisnis menggunakan sistem berbasis cloud. Tim IT tidak perlu memelihara server lokal untuk dokumen Anda; penyimpanan ditangani melalui cloud. Tentu saja, dengan opsi ini, setiap waktu biasa saja terhenti di sisi penyedia software, yang berarti Anda akan kekurangan akses ke file untuk sementara. Namun, contoh seperti itu jarang terjadi, dan Anda bahkan mungkin dapat membuat opsi hibrid yang menggunakan penyimpanan lokal dan cloud.

2. Perangkat lunak Open Source selalu memiliki risiko keamanan

Potensi kelemahan utama untuk menggunakan sistem open-source adalah risiko keamanan, menurut Jon Lincoln, mantan wakil presiden pengembangan bisnis untuk solusi manajemen dokumen berbasis cloud OfficeScope. Keamanan adalah yang terpenting, dan perangkat lunak Open Source mungkin tidak memiliki kemampuan yang paling kuat.

“Dengan keamanan menjadi perhatian utama bagi banyak industri, organisasi harus mengingat bahwa kebanyakan sistem manajemen dokumen open-source tidak mengenkripsi dokumen,” kata Lincoln. “Jika kepatuhan adalah perhatian utama bagi organisasi atau industri Anda, maka menggunakan pengelolaan dokumen Open Source bukanlah pilihan yang tepat, karena tidak menyediakan fitur yang mungkin perlu Anda manfaatkan untuk membuktikan kepatuhan.”

3. Beberapa sertifikasi mungkin lebih sulit diperoleh

Faktor kunci yang perlu dipertimbangkan adalah penerapan prinsip sertifikasi ISO. Organisasi Internasional untuk Standardisasi menerbitkan standar yang berfungsi sebagai tolok ukur global untuk praktik dan prosedur bisnis. Dokumentasi yang tepat, misalnya, adalah komponen kunci dari ISO 9001 .

Meskipun sertifikasi mungkin tidak diperlukan untuk bisnis Anda, mengingat waktu dan biaya yang diperlukan untuk mencapai penunjukan tersebut, serangkaian standar dan prosedur khusus untuk menetapkan antarmuka pengguna, kemampuan berbagi, dan keamanan sistem manajemen dokumen sangat penting.

Sottware manajemen dokumen Open Source dapat memiliki kelemahan keamanan yang signifikan dan menuntut pemeliharaan yang signifikan.

Solusi manajemen dokumen Open Source teratas

Jika Anda siap berinvestasi dalam solusi manajemen dokumen tetapi tidak yakin mana yang tepat untuk bisnis Anda, lihat daftar software manajemen dokumen terbaik 2021. Jika Anda secara khusus mencari perangkat lunak Open Source, berikut beberapa opsi untuk dipertimbangkan:

1. VIENNA Advantage Community

Adalah sistem manajemen dokumen ramah pengguna berbasis komunitas yang gratis untuk bisnis. Ini menyediakan fitur otomatisasi alur kerja lanjutan untuk meningkatkan proses bisnis Anda. Perangkat lunak manajemen dokumen ini telah disertifikasi oleh TÜV SÜD, yang menyediakan layanan keamanan, pengujian, sertifikasi, dan audit.

2. OpenDocMan

Memiliki rangkaian lengkap fitur manajemen dokumen, termasuk manajemen alur kerja otomatis, pencarian dokumen, dan manajemen file ekstensif. OpenDocMan dikembangkan di bawah Lisensi Publik Umum GNU, sehingga Anda dapat memodifikasinya sesuai kebutuhan.

3. Kimios

Memungkinkan Anda membuat, mengedit, dan berbagi dokumen dari browser apa pun. Ini mendukung banyak jenis file, termasuk teks, gambar, video dan objek 3D. Jika bisnis Anda menggunakan Microsoft Office, tersedia plugin untuk mengoptimalkan alur kerja karyawan Anda. Kimios tersedia di bawah Lisensi Publik Umum Affero.

4. LogicalDOC Community Edition

Adalah perangkat lunak manajemen dokumen Open Source yang tidak memiliki semua fitur seperti versi komersial, tetapi menawarkan semua fitur dasar yang mungkin dibutuhkan oleh bisnis kecil, seperti antarmuka berbasis web, SOAP dan REST API antarmuka, dan ekstensi dengan Joomla dan WordPress. LogicalDOC Community Edition tersedia di bawah GNU Lesser General Public License versi 3, yang berarti kode sumber tersedia secara gratis untuk dimodifikasi dan didistribusikan ulang sesuai kebutuhan.

5. OpenKM Community Edition

versi open-source lain dari produk komersial, memungkinkan Anda membuat alur kerja dan mengakses dokumen dari perangkat seluler, dan kompatibel dengan sistem operasi yang berbeda. Perangkat lunak manajemen dokumen ini menawarkan opsi Open Source secara gratis melalui model GNU General Public License versi 2. Kode sumber tersedia untuk semua orang.

VIENNA, OpenDocMan, Kimios, LogicalDOC, dan OpenKM semuanya menawarkan solusi manajemen dokumen sumber terbuka yang layak dipertimbangkan.

Intinya

Sistem manajemen dokumen Open Source dapat membantu perusahaan menjaga agar informasi pentingnya dapat diakses dan diatur untuk semua orang di tim. Metode manajemen dokumen ini memberi Anda banyak pilihan, meskipun sifat open-source memerlukan perencanaan dan pandangan ke depan tentang bagaimana Anda akan mengimplementasikan fitur dari solusi yang tersedia.

Sean Peek berkontribusi pada penulisan dan penelitian dalam artikel ini. Beberapa wawancara sumber dilakukan untuk versi sebelumnya dari artikel ini.

Kesimpulan

  • Perangkat lunak Open Source memberi bisnis fleksibilitas untuk membuat solusi manajemen dokumen yang paling sesuai dengan kebutuhan mereka.
  • Organisasi yang sadar keamanan mungkin perlu membangun protokol mereka sendiri.
  • Sistem Open Source menawarkan kesempatan untuk menguji program sebelum Anda membeli solusi berpemilik.
  • Artikel ini ditujukan untuk pemilik bisnis, profesional HR, dan pemimpin bisnis lainnya yang membutuhkan sistem manajemen dokumen yang dapat disesuaikan untuk perusahaan mereka.

Pos terkait