10 Tips Penting Manajemen Inventaris Efektif

10 Tips Penting Manajemen Inventaris Efektif

Manajemen inventaris dimulai dengan proses yang ditentukan, tetapi perangkat lunak manajemen inventaris juga dapat membantu. Panduan ini akan membantu Anda meningkatkan manajemen inventaris.

  • Manajemen persediaan melibatkan pemesanan, penyimpanan, dan penggunaan bahan atau produk bisnis.
  • Ada berbagai jenis persediaan, seperti bahan baku, persediaan siklus dan barang MRO.
  • Memprioritaskan inventaris membantu Anda memahami apa yang perlu Anda pesan atau produksi lebih sering sehingga Anda dapat terus memenuhi kebutuhan pelanggan Anda.

Manajemen inventaris adalah bagian penting dari profitabilitas bisnis, tetapi banyak bisnis kecil tidak mempraktikkan manajemen yang baik dalam hal barang yang mereka jual. Beberapa bisnis memiliki persediaan yang terlalu sedikit, tidak dapat memenuhi harapan pelanggan dengan menyediakan cukup produk yang tersedia. Hal ini sering membuat pelanggan pergi, terkadang ke bisnis lain, dan terkadang untuk selamanya.

Di sisi lain, banyak bisnis melakukan sebaliknya, menimbun barang secara berlebihan “untuk berjaga-jaga”. Meskipun Anda akan selalu memiliki barang yang dicari pelanggan Anda, risiko dengan strategi ini adalah mengeluarkan uang dari bisnis Anda. Kelebihan persediaan tidak hanya mengikat arus kas yang berharga, tetapi juga lebih mahal untuk disimpan dan dilacak.

Manajemen persediaan yang efektif terletak di antara dua ekstrem ini. Meskipun membutuhkan lebih banyak pekerjaan dan perencanaan untuk mencapai proses manajemen yang efisien, keuntungan akan mencerminkan usaha Anda.

Jenis inventaris

Sebelum Anda dapat menangani manajemen inventaris yang efektif, Anda harus memahami dengan tepat apa yang termasuk dalam inventaris. Ini adalah beberapa dari berbagai jenis inventaris:

  • Bahan baku, atau bahan yang Anda gunakan untuk memproduksi produk Anda
  • Produk yang belum selesai, pekerjaan dalam proses yang belum siap untuk dijual
  • Produk jadi, yang biasanya disimpan di gudang sampai dijual atau dikirim
  • Barang dalam perjalanan, yang tidak lagi berada di gudang dan sedang diangkut ke tujuan akhir
  • Siklus persediaan, atau produk yang dikirim ke bisnis dari pemasok atau produsen , kemudian segera dijual ke pelanggan
  • Antisipasi persediaan, atau kelebihan produk untuk mengantisipasi lonjakan penjualan
  • Memisahkan persediaan, yang merupakan suku cadang, persediaan, atau produk yang disisihkan untuk mengantisipasi perlambatan atau penghentian produksi
  • Barang MRO, yang merupakan singkatan dari “pemeliharaan, perbaikan, dan persediaan operasi” dan mendukung proses produksi
  • Persediaan penyangga, atau “persediaan pengaman”, yang berfungsi sebagai bantalan jika terjadi masalah yang tidak terduga atau membutuhkan lebih banyak persediaan

Ini membantu untuk mengurutkan inventaris Anda sehingga Anda tahu item mana yang termasuk dalam kategori yang sama, dan kemudian Anda dapat mengelolanya. Misalnya, Anda akan menangani produk jadi Anda secara berbeda dari bahan mentah.

Apa software terbaik untuk manajemen inventaris?

Berbagai program perangkat lunak manajemen inventaris tersedia untuk bisnis kecil, dan yang terbaik untuk bisnis Anda bergantung pada banyak faktor. Misalnya, Anda ingin mempertimbangkan anggaran, jenis bisnis, dan fitur tertentu yang Anda cari, seperti aplikasi seluler dan pencadangan cloud.

Situs saudara kami, business.com, memiliki panduan pembelian perangkat lunak inventaris yang menjelaskan lima sistem perangkat lunak manajemen inventaris populer:

  1. TradeGecko mudah digunakan dan memiliki banyak opsi integrasi.
  2. Odoo mudah dipelajari dan memudahkan pelacakan pesanan, tetapi memiliki sedikit dukungan pelanggan dan tidak dapat mengimpor produk e-niaga secara langsung.
  3. Fishbowl diatur dan mudah digunakan, dengan fitur pelacakan penjualan dan pesanan, tetapi tidak dapat mengimpor produk dari saluran penjualan online Anda.
  4. Stitch adalah perangkat lunak yang mudah digunakan untuk toko digital dan fisik.
  5. Contalog adalah yang terbaik untuk bisnis e-niaga tetapi mempersulit penyelesaian pesanan.

Baca juga: Teknik Manajemen Inventaris yang perlu Anda pelajari

10 Kiat untuk mengelola inventaris Anda

Di sini Anda akan menemukan 10 tips penting untuk mengelola inventaris secara efektif untuk meningkatkan profitabilitas dan manajemen arus kas.

1. Prioritaskan inventaris Anda.

Mengkategorikan inventaris Anda ke dalam grup prioritas dapat membantu Anda memahami item mana yang perlu Anda pesan lebih banyak dan lebih sering, dan mana yang penting bagi bisnis Anda tetapi mungkin lebih mahal dan bergerak lebih lambat.

Para ahli biasanya menyarankan untuk memisahkan inventaris Anda ke dalam grup A, B, dan C. Item dalam grup A adalah item dengan tiket lebih tinggi yang Anda butuhkan lebih sedikit. Barang-barang dalam kategori C adalah barang-barang berbiaya rendah yang cepat habis. Kelompok B adalah apa yang ada di antaranya: barang-barang dengan harga sedang dan bergerak keluar pintu lebih lambat daripada barang-barang C tetapi lebih cepat daripada barang-barang A.

2. Lacak semua informasi produk.

Pastikan untuk menyimpan catatan informasi produk untuk item dalam inventaris Anda. Informasi ini harus mencakup SKU, data barcode, pemasok, negara asal, dan nomor lot. Anda juga dapat mempertimbangkan untuk melacak biaya setiap item dari waktu ke waktu sehingga Anda mengetahui faktor-faktor yang dapat mengubah biaya, seperti kelangkaan dan musim.

Butuh bantuan untuk mengelola inventaris bisnis Anda? Isi kuesioner di bawah ini agar mitra vendor kami menghubungi Anda dengan informasi tentang perangkat lunak manajemen inventaris.

3. Audit inventaris Anda.

Beberapa bisnis melakukan penghitungan komprehensif setahun sekali. Yang lain melakukan pemeriksaan spot bulanan, mingguan, atau bahkan harian untuk barang-barang terpanas mereka. Banyak yang melakukan semua hal di atas. Terlepas dari seberapa sering Anda melakukannya, pastikan untuk menghitung secara fisik inventaris Anda secara teratur untuk memastikannya sesuai dengan apa yang Anda pikir Anda miliki.

4. Menganalisis kinerja pemasok.

Pemasok yang tidak dapat diandalkan dapat menyebabkan masalah pada inventaris Anda. Jika Anda memiliki pemasok yang biasanya terlambat dalam pengiriman atau sering kekurangan pesanan, inilah saatnya untuk mengambil tindakan. Diskusikan masalah dengan pemasok Anda dan cari tahu apa masalahnya. Bersiaplah untuk berganti mitra, atau berurusan dengan tingkat stok yang tidak pasti dan kemungkinan kehabisan inventaris sebagai akibatnya.

5. Praktikkan aturan inventaris 80/20.

Sebagai aturan umum, 80% keuntungan Anda berasal dari 20% saham Anda. Prioritaskan pengelolaan inventaris 20% item ini. Anda harus memahami siklus hidup penjualan lengkap barang-barang ini, termasuk berapa banyak yang Anda jual dalam seminggu atau sebulan, dan memantaunya dengan cermat. Ini adalah barang-barang yang menghasilkan uang paling banyak bagi Anda; jangan sampai gagal dalam mengelolanya.

6. Konsisten dalam cara Anda menerima stok.

Tampaknya masuk akal untuk memastikan inventaris yang masuk diproses, tetapi apakah Anda memiliki proses standar yang diikuti semua orang, atau apakah setiap karyawan yang menerima dan memproses stok masuk melakukannya secara berbeda?

Perbedaan kecil dalam bagaimana stok baru diambil dapat membuat Anda menggaruk-garuk kepala di akhir bulan atau tahun, bertanya-tanya mengapa nomor Anda tidak sesuai dengan pesanan pembelian Anda. Pastikan semua staf yang menerima stok melakukannya dengan cara yang sama, dan semua kotak diverifikasi, diterima dan dibongkar bersama-sama, dihitung secara akurat, dan diperiksa keakuratannya.

7. Lacak penjualan.

Sekali lagi, ini sepertinya tidak perlu dipikirkan, tetapi ini lebih dari sekadar menambahkan penjualan di penghujung hari. Anda harus memahami, setiap hari, item apa yang Anda jual dan berapa banyak, dan memperbarui total inventaris Anda. Tetapi di luar itu, Anda harus menganalisis data ini.

Apakah Anda tahu kapan barang-barang tertentu terjual lebih cepat atau jatuh? Apakah itu musiman? Apakah ada hari tertentu dalam seminggu ketika Anda menjual barang-barang tertentu? Apakah beberapa barang hampir selalu dijual bersamaan? Memahami tidak hanya total penjualan Anda tetapi gambaran yang lebih luas tentang bagaimana barang terjual penting untuk menjaga inventaris Anda tetap terkendali.

8. Pesan restock sendiri.

Beberapa vendor menawarkan untuk melakukan pemesanan ulang inventaris untuk Anda. Di permukaan, ini tampak seperti hal yang baik – Anda menghemat staf dan waktu dengan membiarkan orang lain mengelola proses untuk setidaknya beberapa item Anda.

Tapi ingat bahwa vendor Anda tidak memiliki prioritas yang sama dengan Anda. Mereka mencari untuk memindahkan barang-barang mereka, sementara Anda mencari untuk menyimpan barang-barang yang paling menguntungkan untuk bisnis Anda. Luangkan waktu untuk memeriksa inventaris dan memesan restock semua barang Anda sendiri.

9. Berinvestasi dalam teknologi manajemen persediaan.

Jika bisnis Anda cukup kecil, mengelola delapan hal pertama dalam daftar ini secara manual, dengan spreadsheet dan buku catatan, dapat dilakukan. Tetapi seiring pertumbuhan bisnis, Anda akan menghabiskan lebih banyak waktu untuk inventaris daripada yang Anda lakukan untuk bisnis, atau berisiko stok Anda lepas kendali.

Perangkat lunak manajemen inventaris yang baik membuat semua tugas ini lebih mudah. Sebelum Anda memilih solusi perangkat lunak, pastikan memahami apa yang Anda butuhkan, bahwa solusi tersebut menyediakan analitik yang penting bagi bisnis Anda dan mudah digunakan.

10. Menggunakan teknologi yang terintegrasi dengan baik.

Perangkat lunak manajemen inventaris bukan satu-satunya teknologi yang dapat membantu Anda mengelola stok. Hal-hal seperti pemindai seluler dan sistem POS dapat membantu Anda tetap di jalur. Saat berinvestasi dalam teknologi, prioritaskan sistem yang bekerja sama.

Memiliki sistem POS yang tidak dapat berkomunikasi dengan perangkat lunak manajemen inventaris Anda bukanlah akhir dari segalanya, tetapi Anda mungkin memerlukan waktu ekstra untuk mentransfer data dari satu sistem ke sistem lain, sehingga mudah berakhir dengan penghitungan inventaris yang tidak akurat .