7 Teknik Manajemen Inventaris yang perlu Anda pelajari

7 Teknik Manajemen Inventaris

Manajemen inventaris adalah proses pelacakan di mana produk Anda setiap saat dan kapan harus memesan lebih banyak. Teknik-teknik ini dapat meningkatkan proses manajemen inventaris, terlepas dari perangkat lunak.

  • Manajemen persediaan adalah proses dimana produk dipesan, dilacak, disimpan, dikelola dan dikirim.
  • Manajemen inventaris mencegah hilangnya item, meningkatkan kemampuan Anda untuk melacak produk, menyederhanakan pemenuhan pesanan, dan membantu Anda mempertahankan tingkat inventaris yang sesuai.
  • Ada banyak metode manajemen persediaan; yang tepat untuk Anda tergantung pada sifat bisnis Anda dan produk yang Anda jual.
  • Artikel ini ditujukan bagi pemilik usaha yang menyimpan persediaan, baik di gudang maupun di toko fisiknya, dan perlu mengembangkan cara pengelolaan yang efektif.

Setiap bisnis yang menjual barang fisik membutuhkan tempat untuk menyimpan barang, baik itu gudang atau toko Anda sendiri. Manajemen inventaris sangat penting untuk mencegah kehilangan barang, memenuhi pesanan pelanggan dengan cepat, dan mengetahui kapan Anda perlu membeli lebih banyak produk tertentu. Ini berkontribusi langsung pada profitabilitas, dan tidak ada bisnis yang berhasil berkembang tanpa proses manajemen inventaris.

Mencari perangkat lunak manajemen inventaris yang tepat untuk bisnis Anda? Isi kuesioner di bawah ini agar mitra vendor kami menghubungi Anda tentang kebutuhan Anda.

Apa itu manajemen persediaan?

Manajemen persediaan adalah proses dimana organisasi mengelola stok fisiknya, mengendalikan aliran masuk dan keluar produk dari titik pengadaan hingga penjualan akhir. Ini termasuk melacak inventaris berdasarkan lokasi, memilih kapan harus mengirimkan pesanan pembelian, dan memenuhi penjualan dengan cara yang efisien.

“Manajemen persediaan adalah proses untuk mengelola stok fisik atau produk yang Anda beli untuk dijual,” kata Mohammed Ali, CEO Primaseller . “[Manajemen inventaris mencakup] pengadaan, penyimpanan, pengelolaan, dan memastikan bahwa produk ada saat pelanggan siap membelinya.”

“Mampu mengetahui di mana karya Anda setiap saat adalah kuncinya,” tambah David Singletary, pendiri dan CEO DJS Digital.

Manajemen inventaris penting untuk berbagai bisnis, termasuk perusahaan ritel, operasi pengiriman dan logistik, dan bisnis manufaktur. Sifat yang tepat dari proses manajemen inventaris bisnis ditentukan oleh jenis inventaris yang dibutuhkannya. Misalnya, bisnis ritel hanya perlu melacak lokasi dan jumlah barang jadi yang dijualnya, sementara produsen perlu memperhitungkan bahan baku dan produk jadi.

“Katakanlah Anda menjual jeans,” kata Ali. “Hal pertama yang Anda mulai adalah memprediksi berapa banyak yang akan Anda jual per kuartal. Pesan barang-barang itu.”

Kemudian, kata Ali, ada tiga pertanyaan besar yang harus dijawab.

  1. Di mana Anda akan menyimpan produk? Pertimbangkan apakah Anda memerlukan gudang atau apakah Anda dapat menyimpan inventaris Anda di lingkungan ritel fisik. Jika Anda seorang pebisnis online yang berjualan di platform e-commerce, tanyakan pada diri Anda apakah Anda memerlukan lokasi terpisah untuk menyimpan produk atau apakah Anda memiliki cukup ruang di kantor utama Anda.
  2. Berapa banyak yang akan Anda simpan dalam satu waktu? Proyeksi penjualan yang akurat akan membantu Anda lebih memahami berapa banyak produk yang perlu Anda beli dan pertahankan pada waktu tertentu, sebuah proses yang dikenal sebagai pengendalian inventaris. Keseimbangan adalah kuncinya; Anda tidak pernah ingin menyimpan terlalu banyak inventaris sekaligus – dikenal sebagai “stok mati” – tetapi Anda juga ingin selalu memiliki cukup unit untuk memenuhi penjualan dengan cepat.
  3. Bagaimana Anda menyimpan inventaris Anda? Penyimpanan lebih dari sekadar menampung ruang untuk barang-barang yang menunggu dijual. Ini termasuk menyiapkan lorong dan tempat sampah, memastikan lokasi penyimpanan bersih dan bebas dari kelembaban atau kontaminan, dan menetapkan proses jaminan kualitas untuk menjamin bahwa produk yang dikirim oleh pemasok dalam kondisi layak jual.

Manajemen inventaris adalah proses menciptakan sistem terorganisir untuk pembelian, pelacakan, dan pemesanan ulang produk.

7 teknik manajemen inventaris

Jika Anda sedang membangun proses manajemen inventaris baru atau ingin meningkatkan yang sudah ada, berikut adalah tujuh teknik manajemen inventaris yang mungkin berguna bagi Anda.

1. FIFO vs. LIFO

First in, first out (FIFO) dan last in, first out (LIFO) adalah metode akuntansi (juga dikenal sebagai “biaya”) berdasarkan bagaimana produk bergerak melalui gudang Anda.

FIFO adalah sistem yang berguna untuk bisnis yang menjual inventaris tertua terlebih dahulu. Jika pertama kali masuk ke gudang, harus juga pertama kali keluar pintu saat seseorang memesan produk tersebut. Ini membuat inventaris sesegar mungkin, yang penting untuk barang yang mudah rusak atau kedaluwarsa.

LIFO adalah kebalikan dari FIFO, memastikan bahwa persediaan yang paling baru diterima adalah yang pertama keluar. FIFO adalah metode penetapan biaya default, tetapi LIFO masuk akal untuk bisnis yang tidak mengirimkan barang yang mudah rusak, karena cara metode akuntansi ini melaporkan pendapatan memiliki potensi keuntungan pajak.

Baca juga: Perbedaan FIFO dan LIFO

2. Peramalan permintaan

Peramalan permintaan (atau proyeksi penjualan) membantu Anda memahami seberapa banyak setiap produk yang harus Anda miliki setiap saat untuk memenuhi permintaan pelanggan.

Untuk bisnis yang sudah mapan, peramalan permintaan harus didasarkan pada data penjualan historis. Bisnis yang lebih baru mungkin perlu mengandalkan asumsi dan data industri sampai mereka memiliki riwayat penjualan sendiri.

Peramalan permintaan sangat penting untuk manajemen inventaris, karena membantu Anda menentukan jumlah minimum produk yang harus Anda miliki dan menetapkan target pemesanan ulang saat Anda mencapai jumlah tersebut. Anda harus meninjau kembali perkiraan permintaan Anda setiap tiga bulan untuk menyesuaikan jumlah minimum dan target pemesanan ulang.

3. Kuantitas pesanan minimum vs. kuantitas pesanan ekonomis

Kuantitas pesanan minimum (MOQ) dan kuantitas pesanan ekonomis (EOQ) adalah dua metode berbeda yang dapat digunakan bisnis untuk menentukan kapan harus memesan ulang produk.

MOQ berfokus pada mempertahankan jumlah minimum yang mungkin dari setiap jenis produk yang ingin dipenuhi oleh penjual. Barang dengan harga tinggi cenderung memiliki MOQ lebih rendah, sedangkan barang dengan harga murah sering kali memiliki MOQ lebih tinggi. Penting untuk mempertimbangkan hal ini saat memesan ulang produk dari pemasok; pertimbangkan MOQ pemasok untuk produk tertentu dibandingkan proyeksi penjualan Anda sendiri.

Metode EOQ lebih umum untuk produsen, yang harus memperhitungkan biaya variabel seperti bahan baku, produksi, dan permintaan yang berfluktuasi. Ini dirancang bagi perusahaan untuk menekan biaya dengan membeli sebanyak mungkin unit produk ganda untuk meminimalkan kebutuhan untuk memesan ulang item satu per satu.

4. Analisis ABC

Analisis ABC membantu Anda memahami produk apa yang paling menguntungkan dan mana yang paling mahal. Seperti namanya, itu memecah produk menjadi tiga kategori.

  • J: Produk-produk ini adalah yang paling berharga dan paling murah untuk disimpan dalam jangka panjang. Produk-produk ini berkontribusi besar terhadap profitabilitas bisnis.
  • B: Ini adalah produk kelas menengah yang merupakan penjualan penting untuk dilakukan, tetapi tidak sebesar tiket produk dalam kategori A.
  • C: Ini cenderung item tiket kecil dengan omset tinggi. Penjualan individu dari produk-produk ini tidak sepenting barang-barang dalam kategori A atau B bagi bisnis, tetapi volume penjualan produk C yang tinggi sangat penting untuk profitabilitas.

5. Persediaan stok pengaman

Persediaan stok pengaman terkait dengan proyeksi penjualan Anda dan memengaruhi jumlah pemesanan ulang Anda. Ini sangat penting untuk produk terlaris atau esensial Anda.

Stok pengaman adalah persediaan ekstra yang Anda pesan melebihi permintaan yang Anda harapkan. Meskipun pemesanan berlebihan tidak pernah disarankan, ada baiknya memiliki beberapa unit lebih banyak dari yang Anda harapkan akan Anda butuhkan, terutama jika Anda mengantisipasi item tersebut akan terus menjadi penjual panas.

6. Dropshipping

Dropshipping adalah proses menerima pesanan dari pelanggan dan meminta pemasok Anda mengirimkan produk langsung ke pelanggan. Ini memotong kebutuhan akan fasilitas penyimpanan atau untuk menyimpan inventaris apa pun di tangan. Paling baik dipesan untuk pesanan langka atau barang yang tidak dapat Anda tampung di gudang Anda, karena itu berarti kepuasan pelanggan Anda ada di tangan pemasok Anda, bukan bisnis Anda sendiri.

7. Cross-docking

Cross-docking merupakan metode yang mengutamakan efisiensi. Truk pengiriman akan dibongkar di fasilitas Anda, langsung ke truk yang mengirimkan penjualan Anda ke pelanggan. Ini menghilangkan kebutuhan untuk membawa item baru ke dalam fasilitas penyimpanan Anda dan melewati proses manajemen inventaris Anda. Sebaliknya, item langsung keluar saat Anda menerimanya. Metode ini paling baik untuk barang-barang yang direncanakan untuk pengiriman “tepat waktu”.

Ada beberapa cara Anda dapat mengelola inventaris Anda. Pertimbangkan keadaan operasi Anda dan terapkan proses manajemen inventaris yang masuk akal bagi Anda.

Baca juga: Cara menghitung harga pokok penjualan berbagai metode

Cara meningkatkan proses manajemen inventaris Anda

Berikut adalah beberapa kebijakan yang harus Anda terapkan untuk memastikan pengelolaan inventaris Anda yang efisien dan akurat.

1. Proyeksikan angka penjualan yang akurat.

Jumlah inventaris yang Anda simpan berhubungan langsung dengan seberapa banyak Anda berharap untuk menjual dan seberapa cepat.

Untuk bisnis baru, proyeksi mungkin menjadi tantangan. Kumpulkan data apa pun yang dapat Anda temukan secara online untuk menetapkan garis dasar yang diproyeksikan, lalu sesuaikan ekspektasi Anda setiap 90 hari berdasarkan data nyata.

Jika Anda adalah bisnis yang mapan, gunakan riwayat penjualan dan proyeksi pertumbuhan Anda untuk menentukan berapa banyak persediaan yang harus selalu Anda miliki dan kapan Anda perlu memesan ulang setiap bagian. Berikan perhatian khusus pada barang terlaris Anda.

2. Menunjuk manajer gudang.

Manajer gudang mengawasi operasi harian gudang dan memastikan semua pekerja di lokasi memperbarui sistem perangkat lunak secara teratur dan mematuhi kebijakan perusahaan. Ini termasuk memindai produk masuk dan keluar dari lokasi yang benar ketika mereka tiba untuk pengiriman, ketika memindahkan produk dari satu tempat di gudang ke tempat lain, dan ketika mereka keluar untuk pengiriman ke pelanggan. Manajer gudang juga memastikan pemeriksaan jaminan kualitas dan audit inventaris rutin dilakukan sesuai rencana.

3. Tetapkan penghitungan siklus persediaan secara teratur.

Sementara persediaan disimpan di gudang, penting untuk secara teratur mengambil stok produk yang Anda miliki. Tanpa proses inventaris siklus berulang, kata Ali, bisnis bisa kehilangan 2% hingga 10% dari produk mereka karena kehilangan atau pencurian setiap tahun. Audit inventaris reguler sangat penting untuk menjaga persentase barang yang hilang serendah mungkin.

4. Menerapkan sistem pelacakan tracking

Pelacakan dapat dilakukan secara manual, tetapi saat ini jauh lebih efektif menggunakan sistem manajemen inventaris: perangkat lunak canggih yang dapat membantu Anda memperbarui inventaris secara otomatis secara real time dengan memindai item dan lokasi di sekitar fasilitas penyimpanan Anda.

Misalnya, kata Singletary, ketika 10 item dikirimkan, Anda akan memindainya di pintu ruang muat. Pembaruan sistem untuk mengakui 10 item ini sedang menunggu untuk diambil. Ketika seorang pekerja memindahkan barang-barang itu dari ruang muat ke Lorong 1, Bin 13, misalnya, mereka memindai barang-barang di dalamnya, dan sistem secara otomatis memperbarui. Pemindaian ini harus dilakukan setiap kali produk dipindahkan. Kemudian, manajer gudang dapat mereferensikan perangkat lunak untuk memahami dengan tepat di mana segala sesuatu harus berada di gudang dan kemudian memverifikasi keakuratan informasi tersebut.

Ini adalah tulang telanjang dari proses manajemen persediaan. Proses yang tepat Anda harus sangat dipengaruhi oleh keadaan unik bisnis Anda. Misalnya, produsen sering kali memiliki bahan baku dan barang untuk diperhitungkan juga, jadi pertimbangan ini harus menjadi pusat pengembangan proses manajemen persediaan mereka. [Baca artikel terkait: 10 Tips Penting Manajemen Inventaris Efektif]

Menyiapkan sistem pelacakan dan menghitung inventaris secara teratur dapat membantu manajer gudang Anda menjalankan sistem manajemen inventaris yang efisien dan akurat.

Manfaat manajemen inventaris untuk bisnis

Manajemen persediaan bukanlah aspek bisnis yang paling glamor, tetapi sangat penting untuk profitabilitas dan skalabilitas bisnis. Tanpa proses manajemen inventaris yang efisien , bisnis dapat mendapati diri mereka membuang-buang uang untuk produk yang tidak dapat mereka jual, kehabisan stok dan menyebabkan penundaan pemenuhan yang mengecewakan pelanggan, dan kehilangan barang berharga – yang segera memakan margin keuntungan. Proses manajemen inventaris yang efektif dapat mencegah masalah ini dan menawarkan manfaat berikut.

Ketertelusuran inventaris

Manajemen persediaan dimulai dan diakhiri dengan tujuan sederhana untuk mengetahui di mana suatu produk berada setiap saat. Ini termasuk mengetahui kapan pemasok telah mengirimkan barang, kapan barang tiba di fasilitas penyimpanan Anda, di mana barang dipindahkan ke dalam fasilitas Anda, dan kapan barang telah dikirim keluar dari fasilitas Anda ke pembeli.

“Anda memerlukan sistem untuk memberi tahu Anda tempat yang tepat di mana sebuah produk berada,” kata Singletary. “Anda perlu melacaknya saat dipindahkan dari lokasinya sampai ke pintu pengiriman ke pelanggan.”

Sistem apa pun yang Anda gunakan, itu harus dapat melacak barang-barang sampai ke lorong dan tempat sampah tertentu yang ditempatkan di dalam gudang atau fasilitas penyimpanan Anda. Manajer gudang Anda harus menerapkan proses ini; jika seorang pekerja memindahkan item tanpa memperbarui data Anda – biasanya melalui sistem manajemen inventaris – akan sulit untuk menemukan item tersebut ketika tiba saatnya untuk mengirimkannya untuk pengiriman.

Pencegahan kerugian

Masalah utama untuk gudang adalah kehilangan atau pencurian produk, yang dikenal sebagai penyusutan inventaris, terutama ketika kontrol manajemen inventaris tidak ada. Tanpa audit inventaris reguler, item bisa hilang selama berbulan-bulan, dan Anda tidak akan tahu mengapa. Ini bisa menjadi kesalahan sederhana, atau bisa juga pencurian. Bagaimanapun, setiap item yang hilang adalah investasi yang sia-sia.

“Penghitungan siklus harus dilakukan secara rutin sepanjang tahun,” kata Singletary. “Tergantung pada ukuran gudang atau lokasi Anda, Anda pasti ingin melakukannya sesering mungkin sehingga Anda dapat melacak jumlah Anda dan segera menangkap masalah.”

Hitung siklus reguler harus dimasukkan ke dalam proses manajemen inventaris Anda untuk membantu Anda mengonfirmasi keakuratan informasi pelacakan yang tercantum dalam sistem manajemen inventaris Anda. Ini mencegah kehilangan atau pencurian barang, memungkinkan manajer gudang dengan cepat mengkonfirmasi bahwa semua inventaris berada di tempat yang seharusnya pada waktu tertentu.

Kepuasan pelanggan yang lebih tinggi

Pelanggan saat ini mengharapkan pemenuhan pesanan yang cepat, terutama saat memesan produk secara online. Proses manajemen inventaris yang efektif memastikan bahwa produk Anda selalu tersedia dan pemetik dapat dengan cepat menemukannya dan mengirimkannya untuk pengiriman. Ini, pada gilirannya, meningkatkan kepuasan pelanggan dan meningkatkan kemungkinan bahwa Anda akan mendapatkan bisnis yang berulang.

“Pelanggan Anda dapat membeli di situs web atau di toko, jadi Anda harus yakin bahwa Anda memiliki persediaan,” kata Ali. “Seluruh tujuannya adalah untuk memastikan Anda memiliki produk yang Anda kelola dan Anda dapat mendukung pemenuhannya. Mengetahui dari mana permintaan Anda berasal dan mengalokasikan inventaris Anda ke pesanan tersebut adalah kuncinya.”

Tingkat inventaris yang konsisten

Proses manajemen inventaris yang efektif juga membantu pengendalian inventaris, memberi tahu Anda kapan waktunya untuk memesan ulang produk. Sekali lagi, ini sebagian besar didasarkan pada seberapa cepat Anda menjual barang tertentu, tetapi begitu Anda memiliki data ini, Anda dapat dengan jelas menentukan kapan Anda harus memesan lebih banyak.

“Jika saya memiliki Widget A, setiap kali saya mendapatkan jumlah dua, saya ingin memesan ulang sehingga saya selalu memiliki 10 stok,” kata Singletary, menambahkan bahwa angka-angka ini hanyalah contoh dan data penjualan harus mendorong penentuan ini. “Itu adalah sesuatu yang dapat ditentukan oleh manajer gudang yang baik dengan memahami omset produk mereka. Terutama [untuk] buku terlaris Anda, Anda ingin memiliki jumlah yang cukup setiap saat.”

Sistem manajemen inventaris dapat diatur untuk secara otomatis memesan ulang produk dari pemasok saat Anda mencapai jumlah minimum. Namun, Anda mungkin lebih suka membuat pesanan pembelian secara manual, terutama jika organisasi Anda sangat kecil.

Manajemen inventaris mencegah kehilangan atau pencurian barang, membantu bisnis memahami berapa banyak inventaris yang harus mereka miliki, dan meningkatkan kepuasan pelanggan melalui pemenuhan pesanan yang cepat.