Meskipun terdengar sepele, namun menulis Surat Pengunduran Diri pekerjaan secara profesional bukanlah hal sederhana. Mengapa? Karena hal ini akan menyangkut nama baik selama bekerja di perusahaan. Pimpinan anda akan tersenyum dan menghormati keputusanmu yang mungkin terdengar bodoh.

Mengundurkan diri dari suatu pekerjaan, apa pun situasinya, merupakan keputusan hidup yang penting dan harus ditanggapi dengan serius. Membuat dan mengirimkan surat pengunduran diri profesional adalah aspek kunci dari proses pengunduran diri dan dapat meninggalkan kesan abadi pada bekas dan calon pemberi kerja. Mengetahui dampak dari surat ini, penting untuk memahami apa yang harus dimasukkan di dalamnya dan bagaimana cara menulisnya.

Pelajari cara menulis surat pengunduran diri pekerjaan yang profesional, jelas dan ringkas.

Membuat dan mengirimkan surat pengunduran diri profesional dapat memiliki efek jangka panjang pada bagaimana Anda dipandang oleh atasan dan kolega masa lalu dan masa depan.
Surat pengunduran diri Anda harus singkat. Cantumkan tanggal hari kerja terakhir Anda, tawaran untuk membantu transisi, dan ucapkan terima kasih kepada mantan majikan Anda.
Dalam surat pengunduran diri Anda, jangan menyampaikan keluhan Anda atau berbicara buruk tentang perusahaan atau rekan kerja.
Artikel ini untuk karyawan yang membutuhkan panduan dalam menulis surat pengunduran diri yang benar.

Apa itu surat pengunduran diri?

Ketika seorang karyawan memutuskan untuk berhenti dari pekerjaannya, mereka harus menyerahkan surat pengunduran diri resmi kepada majikannya. Pat Roque, pelatih transformasi karier di Rock on Success, menggambarkan surat pengunduran diri pekerjaan sebagai pemberitahuan resmi tentang strategi keluar karyawan.

“Ini adalah dokumen wajib yang menjadi bagian dari catatan karyawan,” kata Roque kepada Business News Daily. “Anggap saja sebagai bab terakhir dari cerita Anda di perusahaan lama.”

Surat pengunduran harus bernada netral yang memberi tahu majikan bahwa Anda akan keluar pada tanggal berapa, dan surat tersebut harus menawarkan untuk membantu transisi menjadi seseorang yang baru dan berterima kasih kepada mereka atas waktu Anda menjadi bagian dari tim kerja.

Terlepas dari perasaan Anda tentang pekerjaan atau atasan, bersikap profesional, sopan, dan membantu memberikan penutupan dan jalan yang positif ke depan.

“Selalu biarkan pintu tetap terbuka, karena Anda tidak pernah tahu mungkin suatu saat ingin kembali atau bahkan bekerja dengan rekan kerja lain dalam peran masa depan di tempat lain,” kata Roque.

James Rice, kepala SEO di Picked, mengatakan bahwa meskipun Anda mungkin diharapkan untuk menyerahkan surat pengunduran diri standar, biasanya yang terbaik adalah menjadwalkan pertemuan dengan atasan untuk menyerahkan surat secara pribadi dan mendiskusikan pengunduran diri Anda secara langsung.

Surat pengunduran diri adalah dokumen yang secara resmi menyatakan pengunduran diri Anda dari sebuah perusahaan.

Apa kata yang perlu dituliskan pada surat pengunduran diri?

Meskipun isi spesifik surat pengunduran diri dapat disesuaikan dengan pekerjaan dan perusahaan, ada beberapa elemen dasar yang harus selalu disertakan.

Roque menyarankan untuk memasukkan elemen-elemen berikut:

Tanggal akhir Anda. Berikan tanggal akhir resmi Anda, idealnya setidaknya dua minggu sebelumnya.
Membantu transisi. Ekspresikan komitmen Anda untuk memastikan transisi yang lancar dan mudah, termasuk ketersediaan untuk mendiskusikan beban kerja dan pembaruan status dengan manajer atau penerus Anda.
Terima kasih atas kesempatannya. Temukan sesuatu yang menyenangkan untuk dikatakan, terlepas dari perbedaan apa pun yang mungkin Anda miliki dengan seorang kolega atau betapa beracunnya pekerjaan itu.
Permintaan instruksi (opsional). Jika Anda belum mengetahui protokol keluar di perusahaan Anda, mintalah petunjuk khusus tentang komitmen pekerjaan akhir dan semacamnya. Beberapa perusahaan mungkin meminta untuk segera pergi, sementara yang lain mungkin membuat Anda sangat terlibat dalam transisi selama periode dua minggu, atau mereka mungkin meminta untuk bekerja dari rumah dan menemui HR untuk mengembalikan laptop pada hari resmi terakhir Anda.

Alex Twersky, salah satu pendiri Resume Deli, menambahkan bahwa tawaran untuk membantu melatih pengganti, mempersiapkan tim untuk keberangkatan Anda, dan mengucapkan terima kasih adalah elemen penting dari surat pengunduran diri pekerjaan.

“Bayangkan, waktu terbaik di pekerjaan dan pikirkan citra itu di pikiran saat Anda menulis surat pengunduran diri,” kata Twersky. “Biarkan atasan Anda berpikir bahwa mereka hebat, meskipun sebenarnya tidak.

Surat pengunduran diri Anda harus menyertakan tanggal akhir, rasa terima kasih atas kesempatan kerja, komitmen untuk kelancaran transisi, dan permintaan untuk instruksi protokol keluar (jika berlaku).

Apa saja yang seharusnya tidak dicantumkan dalam surat pengunduran diri Anda?

Sama pentingnya dengan mengetahui apa yang harus dikatakan dalam surat pengunduran diri adalah mengetahui apa yang tidak boleh dikatakan. Banyak karyawan membuat kesalahan dengan memasukkan terlalu banyak detail pribadi dan pernyataan emosional dalam surat resmi mereka.

Saat Anda menulis surat pengunduran diri resmi, hilangkan detail berikut:

Mengapa Anda keluar. Meskipun mungkin merasa perlu menjelaskan alasan Anda keluar, hal ini tidak perlu disertakan dalam surat pengunduran diri. Rice berkata Anda mungkin percaya bahwa majikan baru memiliki paket produk, layanan, lingkungan kerja, gaji atau tunjangan yang lebih baik, tetapi ini bukan hal-hal yang perlu disebutkan dalam surat pengunduran diri. Jaga bahasa Anda tetap profesional dan positif.
Apa yang tidak Anda sukai tentang pekerjaan tersebut. Surat pengunduran diri bukanlah tempat untuk menyampaikan keluhan atau mengumbar keburukan mantan perusahaan atau rekan kerja Anda. Roque mengatakan untuk melepaskan amarah sebelum mengirimkan surat itu. Dia juga menyarankan agar orang lain meninjau surat sebelum diserahkan untuk memastikannya sopan dan ringkas.
Pernyataan emosional. Twersky menekankan pentingnya menggunakan nada yang tenang dan profesional dalam menulis surat pengunduran diri. Surat yang agresif atau emosional hanya akan kembali menyakiti dir. Twersky mengatakan bahwa meskipun Anda terlalu banyak bekerja dan kesal, hindari penggunaan frasa seperti “Saya merasa” atau “Saya pikir”, kecuali jika diikuti dengan pernyataan positif.

Saat menulis surat pengunduran diri, cobalah untuk tidak merusak hubungan apa pun, karena Anda mungkin suatu saat anda membutuhkan bantuan dari orang-orang tersebut.

“Majikan Anda mungkin memberi referensi, atau jika Anda tinggal di bidang yang sama, mungkin masih berjejaring di lingkaran yang sama atau ingin kembali lagi nanti,” kata Rice. “Selalu baik untuk tetap berhubungan dengan kolega lama.”

Ini juga merupakan tips bagus yang perlu diingat saat Anda memberi tahu supervisor atau manajer bahwa Anda akan keluar. Pendek dan sederhana tidak masalah; tidak perlu menjelaskan alasan jika Anda tidak mau. Tetaplah sopan, hormat, dan profesional selama diskusi.

Surat pengunduran diri tidak boleh menyertakan alasan Anda keluar, apa yang tidak Anda sukai tentang pekerjaan atau keluhan tersebut.

Contoh surat pengunduran diri

Berikut adalah template surat pengunduran diri yang dapat Anda isi dengan data pribadi Anda. Ingat, Anda tidak diharuskan untuk mencantumkan alasan Anda untuk mengundurkan diri dalam surat Anda:

[Tanggal sekarang]

Yang terhormat [Supervisor’s name],

Mohon terima surat ini sebagai pengunduran diri resmi saya dari peran saya sebagai [Judul]. Hari terakhir saya bersama [Perusahaan] adalah [Tanggal akhir].

Untuk memudahkan transisi setelah kepergian saya, saya dengan senang hati membantu Anda dengan tugas pelatihan apa pun selama minggu-minggu terakhir saya bekerja. Saya bermaksud untuk meninggalkan instruksi menyeluruh dan catatan terbaru untuk penggantian saya.

Saya ingin menggunakan kesempatan ini untuk mengucapkan terima kasih atas ilmu dan pengalaman yang saya peroleh dengan bekerja di sini. Saya sangat berterima kasih atas waktu yang saya habiskan untuk tim kami dan hubungan profesional yang telah saya bangun. Senang bekerja untuk Anda, dan saya berharap jalan kita akan bertemu lagi di masa depan.

Hormat kami,

[Tanda tangan dan nama tercetak Anda]

Jika Anda memilih untuk memberikan alasan untuk keluar, baik dalam surat atau selama percakapan dengan atasan, jelaskan dan positif, fokuslah pada apa yang Anda peroleh dari perubahan dan bukan keadaan yang menyebabkannya. Selalu bersikap profesional dan formal.

“Ingatlah bahwa orang-orang meninggalkan pekerjaannya setiap hari, dan manajer Anda akan terbiasa dengan prosesnya,” kata Rice. “Jika Anda sopan dan bijaksana ketika mengundurkan diri dari pekerjaan, Anda akan membuat prosesnya lebih mudah bagi semua orang dan menempatkan diri Anda di jalur yang benar untuk kesuksesan di masa depan.”

Manfaat memberikan surat pengunduran diri

Karena beberapa perusahaan mengharuskan karyawan untuk menyerahkan pemberitahuan resmi ketika mereka mengundurkan diri, penting untuk memeriksa buku pegangan karyawan Anda sebelum mengucapkan selamat tinggal. Meskipun sebuah perusahaan mungkin tidak memiliki persyaratan resmi yang mewajibkan untuk mengirimkan surat pengunduran diri secara resmi, namun itu selalu adalah langkah terbaik untuk melakukannya.

Paling tidak, menyerahkan surat pengunduran diri yang formal dan profesional akan memberikan kesan yang baik. Ini menetapkan nada untuk kepergian Anda sebagai orang yang profesional dan sopan, mengurangi kemungkinan perasaan yang tidak mengenakkan. Ini juga akan memberikan Anda kesempatan untuk berterima kasih secara resmi kepada atasan dan menawarkan untuk membantu proses transisi, jika diperlukan.

Surat pengunduran diri resmi juga berfungsi sebagai jejak kertas. Beberapa perusahaan mungkin membutuhkan jumlah pemberitahuan tertentu (dua minggu adalah standar), dan surat pengunduran diri Anda dapat berfungsi sebagai bukti fisik bahwa Anda memberikan pemberitahuan yang cukup jelas. Jika ada masalah hukum, seperti pencairan gaji terakhir atau hari terakhir tunjangan karyawan, Anda dapat melihat surat pengunduran diri sebagai dukungan untuk kasus Anda.

Surat pengunduran diri tidak selalu diperlukan, tetapi dapat membuat Anda terlihat profesional dan sopan saat kepergian Anda. Ini juga bisa berfungsi sebagai bukti fisik pemberitahuan.