M-Files adalah sistem manajemen dokumen komprehensif yang berisi banyak fitur sehingga bisnis dapat mengatur dokumen, mendigitalkan kertas fisik dalam jumlah besar, dan mengotomatiskan beberapa proses alur kerja. Antarmuka dimodelkan dari Windows Explorer dan mudah dipelajari. Anda dapat memilih sistem lokal, berbasis cloud, atau hybrid.
Pada bulan November 2020 M-Files telah mengumumkan integrasinya dengan Adobe Sign, yang memungkinkan pengguna untuk menerapkan tanda tangan elektronik yang mengikat secara hukum ke dokumen M-Files untuk mempercepat transaksi dan persetujuan. Pengguna dapat meminta tanda tangan elektronik dari proses M-Files apa pun, termasuk aplikasi seluler dan integrasi lain seperti Microsoft Teams, Salesforce, dan Google Workspace. Fitur baru ini dapat membantu pengguna menyederhanakan proses mereka, terutama dengan banyaknya tim yang masih bekerja dari jarak jauh.
Baca juga: Microsoft SharePoint Sofware Document Management terbaik
Berapa harga M-Files?
Harga M-Files didasarkan pada kebutuhan bisnis Anda (seperti berapa banyak pengguna yang perlu Anda tambahkan ke sistem) dan jika Anda menggunakan sistem lokal, sistem cloud, atau hybrid. Anda harus menghubungi M-Files untuk mendapatkan penawaran khusus untuk bisnis Anda.
Ada empat paket yang dapat dipilih – Core, Standard, Professional, dan Enterprise – masing-masing memiliki serangkaian fitur yang berbeda. Anda dapat mengunduh versi uji coba gratis untuk melihat apakah M-Files cocok untuk perusahaan sebelum Anda memutuskan untuk membeli.
Fitur M-Files
Semua paket M-Files memiliki beberapa akses ke fitur yang berguna, meskipun paket yang lebih mahal menyertakan alat yang lebih canggih di masing-masing kategori ini. Berikut adalah fitur-fitur utama yang ditawarkan M-Files.
1. Pemindaian Gambar dan OCR
M-Files bekerja bersama-sama dengan pemindai Anda. Ini memeriksa dokumen yang dipindai dengan pengenalan karakter optik, yang mengotomatiskan proses metatag dan mengkategorikan file yang dipindai. Anda dapat menambahkan lebih banyak metatag secara manual jika perlu.
Proses otomatisasi sangat berguna untuk bisnis yang beralih dari arsip kertas ke arsip teknologi digital, karena dengan cepat dapat menerjemahkan ribuan dokumen kertas ke dalam berkas arsip digital yang terorganisir tanpa banyak tenaga manusia.
Setelah dokumen diurutkan berdasarkan fitur OCR M-Files dan disimpan di platform, dokumen tersebut dapat dicari. M-Files memiliki mesin pencari built-in, jadi dengan memasukkan beberapa kata kunci, Anda bahkan dapat menemukan dokumen yang dipindai.
2. Otomatisasi Alur Kerja
Anda dapat mengotomatiskan alur kerja tertentu, termasuk pemberitahuan tinjauan dan persetujuan untuk kontrak, prosedur operasi standar, dan kategorisasi file agar kantor Anda berjalan lancar dan menghemat waktu.
Dengan menyederhanakan alur kerja, aplikasi manajemen dokumen ini memungkinkan karyawan Anda fokus pada tugas tingkat tinggi, meningkatkan efisiensi dan produktivitas, terutama selama proyek migrasi dokumen besar.
3. Kontrol Versi
Pembuatan versi adalah fitur lain yang sangat berguna dari perangkat lunak. M-Files menyimpan catatan sejarah setiap dokumen, termasuk kapan terakhir kali dibuka, siapa yang membukanya dan perubahan apa yang mereka buat. Ini membuatnya lebih mudah untuk mengawasi dokumen yang berkembang, seringkali memberikan sejarah dokumen sejak dokumen pertama kali dibuat.
4. Pengaturan Izin Pengguna
Fitur izin memungkinkan administrator untuk mengatur tingkat akses yang berbeda untuk pengguna tertentu. Misalnya, manajer di departemen sumber daya manusia mungkin memerlukan akses ke setiap kontrak karyawan, sementara karyawan biasanya tidak dapat melihat ini.
M-Files menawarkan berbagai izin yang memungkinkan Anda menyesuaikan akses dan kemampuan pengeditan untuk peran setiap karyawan dalam organisasi. Anda juga dapat memberikan prioritas tertentu kepada pengguna di atas yang lain, sehingga pengeditan oleh manajer atau eksekutif lebih diutamakan daripada yang dilakukan oleh karyawan tingkat pemula.
5. Akses Offline
Anda dan anggota tim dapat menentukan file tertentu untuk penggunaan offline untuk mengantisipasi ketika Anda tidak memiliki akses internet saat akan mengerjakannya.
File dapat ditetapkan untuk penggunaan offline berdasarkan proyek, jenis file, atau klien. File yang ditentukan kemudian tersedia di laptop atau perangkat seluler pengguna. Setiap perubahan yang dibuat pengguna saat offline akan otomatis disinkronkan ke semua pengguna setelah akses jaringannya dipulihkan.
6. File Sharing
Anda dapat berbagi file secara mulus dengan kolega, klien, dan pihak ketiga yang relevan langsung di antarmuka M-Files, jadi Anda tidak perlu mengirim lampiran email setiap kali dokumen diperbarui. M-Files terintegrasi dengan Microsoft Outlook juga, memungkinkan Anda untuk mentransfer lampiran email langsung ke drive M-Files.
Baca juga: Rubex by eFileCabinet: sofware Management Dokumen murah terbaik
M-Files Pro
M-Files adalah perangkat lunak manajemen dokumen komprehensif yang mudah untuk digunakan dan mencakup fungsi pengarsipan digital dan sistem produktivitas. Fitur sofware management ini cocok untuk bisnis kecil dan perusahaan, menjadikannya solusi yang dapat diskalakan untuk perusahaan yang sedang berkembang.
Sofware management M-Files dapat menyimpan banyak dokumen dan menyediakan sistem klasifikasi langsung untuk organisasi. Kemampuan pencarian yang efektif memungkinkan menemukan dokumen yang Anda cari dengan cepat.
Antarmuka pengguna M-Files mudah dinavigasi, mereplikasi nuansa familiar dari tata letak Windows File Explorer pada PC. Ini mencakup fungsi-fungsi yang paling nyaman bagi sebagian besar pengguna, seperti menyalin dan berbagi file dengan fungsi klik kanan dan seret-dan-lepas yang sederhana. Gaya antarmuka yang familier mengurangi biaya dan beban pelatihan karyawan untuk menggunakan M-Files, sehingga Anda dapat segera mengaktifkan dan menjalankan sofware ini.
Pengguna Mac akan melihat banyak persilangan antara antarmuka M-Files dan Mac Finder. Namun, satu perbedaan utama adalah bahwa M-Files tidak membutuhkan jenis kategorisasi folder yang sama. Sebaliknya, dokumen menyertakan metatag, yang dapat mempermudah pencarian dan penempatan dokumen tertentu.
Setelah M-Files diinstal, akan muncul sebagai drive tambahan di komputer Anda. Seperti drive lainnya, Anda dapat menarik dan melepas file ke M-Files. Anda dapat mengakses dokumen yang disimpan di M-Files dan menyalinnya ke drive lain, membuat salinan lokal jika diperlukan. Anda juga dapat membuat dan menyimpan dokumen dari program lain secara langsung ke M-Files, seperti yang Anda lakukan dengan drive lainnya.
M-Files didukung di Windows dan macOS, tetapi pengguna Linux dapat mengakses M-Files melalui versi berbasis web. Browser web yang didukung termasuk Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Internet Explorer dan Safari. Aplikasi seluler M-Files didukung di iOS 9 dan lebih baru, serta Android 4.4 dan lebih baru.
Ketahui: Cara memilih software akuntansi yang tepat dan terpercaya
Kekurangan M-Files
M-Files adalah gabungan dari penyimpanan cloud dan lokal, yang berarti Anda dapat mengakses dokumen Anda dari hampir semua perangkat yang terhubung ke internet melalui browser. Namun, Anda masih perlu menginstal perangkat lunak dan memberikan izin kepada perangkat (dan aplikasi lain) untuk mengenali M-Files sebagai lokasi tempat Anda menyimpan dokumen.
M-Files membuat katalog beberapa metatag pada dokumen untuk dikategorikan, dan aspek perangkat lunak ini memiliki sedikit kurva pembelajaran. Agar dokumen lebih mudah ditemukan dengan mesin pencari M-Files, Anda dan karyawan perlu menambahkan tag khusus sendiri, terutama jika bisnis Anda berurusan dengan dokumen dalam jumlah besar. Cara pengarsipan ini mungkin membutuhkan sedikit waktu untuk membiasakan mereka dari metode klasik ke metode dokumen digital.
