4 Software Manajemen Dokumen Terbaik 2021

  • Whatsapp
4 Software Manajemen Dokumen Terbaik 2021

Software manajemen dokumen dapat membantu Anda mengatur dokumen digital dan mendigitalkan catatan kertas dengan mudah. Ada begitu banyak pilihan di pasaran, namun kami hanya memilih empat software terbaik untuk berbagai jenis bisnis. Pilihan tersebut dengan pertimbangan faktor-faktor seperti opsi penginangan, kemampuan pencarian, dan pilihan pemindaian. Jika Anda membutuhkan software manajemen dokumen untuk bisnis kecil, panduan ini akan membantu memilih yang terbaik untuk kebutuhan Anda.

1. Microsoft SharePoint: Software Manajemen Dokumen Terbaik

Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint adalah pemimpin dalam manajemen dokumen dan ruang kolaborasi, dan untuk alasan yang bagus. Deretan fiturnya yang komprehensif mencakup kemampuan untuk membangun pusat konten atau mengatur arsip oleh tim. Ini memungkinkan untuk membuat bidang metadata khusus di semua file yang disimpan dalam sistem, membuatnya mudah untuk menyesuaikan cara Anda mengatur dokumen untuk kebutuhan bisnis. Sangat nyaman untuk bisnis yang sudah menggunakan produk Microsoft lainnya, seperti Office 365.

SharePoint menawarkan platform yang fleksibel dan dapat diskalakan untuk mengatur dan mengelola dokumen dan untuk berkolaborasi dalam pembuatan dan pengeditan. Namun, ini adalah software kompleks yang membutuhkan sedikit pembelajaran, jadi tim membutuhkan pelatihan dan beberapa waktu untuk menjadi terbiasa dan trampil dengan software tersebut.

Microsoft telah memperkenalkan SharePoint Syntex, produk pertamanya dari Project Cortex yang menggunakan kecerdasan buatan untuk menelusuri data perusahaan dan mengumpulkan wawasan yang dapat diotomatiskan ke dalam proses. Microsoft menggambarkan Syntex sebagai “AI yang dapat dilatih” yang memproses tiga jenis konten utama: gambar digital, formulir terstruktur atau semi-terstruktur, dan dokumen tidak terstruktur.

2. Rubex by eFileCabinet: Software Manajemen Dokumen Murah Terbaik

Rubex by eFileCabinet

Rubex by eFileCabinet Online adalah solusi berbasis cloud yang memungkinkan karyawan jarak jauh untuk masuk dari komputer mana pun dengan akses internet dan memiliki fungsi yang sama persis seperti yang mereka miliki saat bekerja dari kantor.

Rubex by eFileCabinet merupakan software manajemen dokumen terbaik untuk bisnis dengan tenaga kerja jarak jauh. Tersedia aplikasi seluler canggih yang menyediakan akses ke setiap file yang disimpan. Software ini menggunakan struktur pengarsipan folder, kabinet tradisional dan menyediakan beberapa cara untuk mencari dokumen. Rubex oleh eFileCabinet Online tersedia dalam tiga paket harga, yang bervariasi dalam fitur dan penyimpanan.

Rubex baru-baru ini meluncurkan struktur harga baru. Sekarang ada tiga tingkatan harga yang berkisar dari $ 55 hingga $ 199 per pengguna, per bulan jika ditagih setiap tahun. Jika Anda membayar setiap bulan, harga mulai dari $ 66 dan naik menjadi $ 239 per pengguna, per bulan. Paket bervariasi dalam ruang penyimpanan yang disertakan serta fitur dan alat.

3. M-Files: Terbaik untuk Kemudahan Penggunaan

M-Files platform manajemen informasi cerdas terbaik

M-Files adalah software manajemen dokumen komprehensif yang berisi banyak fitur sehingga bisnis dapat mengatur dokumen, mendigitalkan kertas fisik dalam jumlah besar, dan mengotomatiskan beberapa proses alur kerja. Antarmuka dimodelkan dari Windows Explorer dan mudah dipelajari. Anda dapat memilih sistem lokal, berbasis cloud, atau hybrid.

M-Files telah mengumumkan integrasinya dengan Adobe Sign, yang memungkinkan pengguna untuk menerapkan tanda tangan elektronik yang mengikat secara hukum ke dokumen M-Files untuk mempercepat transaksi dan persetujuan.

Pengguna dapat meminta tanda tangan elektronik dari proses M-Files apa pun, termasuk aplikasi seluler dan integrasi lain seperti Microsoft Teams, Salesforce, dan Google Workspace. Fitur baru ini dapat membantu pengguna menyederhanakan proses mereka, terutama dengan banyaknya tim yang masih bekerja dari jarak jauh.

4. VIENNA Advantage: Sistem Manajemen Dokumen Gratis Terbaik

VIENNA Advantage

VIENNA Advantage adalah software manajemen dokumen open-source berbasis komunitas yang tersedia untuk bisnis secara gratis. Antarmuka yang ramah pengguna mudah dinavigasi dan diatur dengan rapi. Ini memiliki opsi otomatisasi alur kerja untuk merampingkan tugas dan mengamankan enkripsi dokumen sensitif. Ini juga dapat diskalakan, memungkinkan bisnis Anda tumbuh dengan sistem manajemen dokumen gratis.

Tantangan yang terkait dengan VIENNA Advantage adalah teknis; Anda harus mengandalkan dukungan komunitas penggunanya untuk membantu mengimplementasikan software tersebut dan memecahkan masalah apa pun. Tidak seperti perangkat lunak manajemen dokumen berbayar, VIENNA Advantage tidak menawarkan tim dukungan teknis.

VIENNA Advantage baru-baru ini telah disertifikasi oleh TÜV SÜD , yang menyediakan solusi keselamatan, keamanan, dan keberlanjutan serta layanan pengujian, sertifikasi, dan audit. Sertifikasi TÜV SÜD dari VIENNA Advantage mencakup sertifikasi untuk standar ISO / IEC 25051: 2014 dan IDW PS 880 (GoBS) , yang memverifikasi bahwa perangkat lunak berfungsi seperti yang ditawarkan dan menyimpan data dengan aman dan benar.

Harga software manajemen dokumen

Software manajemen dokumen dapat sangat bervariasi dalam penetapan harga dan struktur biaya. Faktor pertama dan mungkin paling penting dalam biaya software manajemen dokumen adalah apakah Anda memilih versi berbasis cloud atau lokal.

Software berbasis cloud tidak membutuhkan pemeliharaan infrastruktur dan beban keamanan dari bisnis Anda dan menempatkannya pada perusahaan pihak ketiga. Meskipun hal ini mengurangi biaya dan tantangan dalam mengelolanya sendiri, Anda hanya perlu percaya bahwa perusahaan tersebut menangani data dengan benar.

Perangkat lunak berbasis cloud biasanya dibayar berdasarkan langganan. Untuk sebagian besar perangkat lunak manajemen dokumen, ini dapat berkisar dari $ 15 hingga $ 200 per bulan per pengguna, tergantung pada kompleksitas solusi yang Anda pilih.

Versi lokal dari perangkat software dokumen membutuhkan server Anda sendiri dan, umumnya, staf IT khusus untuk pemeliharaan. Bisnis Anda sepenuhnya bertanggung jawab atas keamanan data, tetapi ini juga berarti Anda memiliki kendali penuh atas data Anda sendiri.

Dengan solusi lokal, Anda biasanya harus membeli lisensi untuk setiap pengguna. Setiap lisensi dapat berharga $ 1.000 atau lebih, tetapi ini adalah biaya sekali. Namun, solusi lokal biasanya mengenakan biaya tambahan untuk dukungan teknis dan pembaruan perangkat lunak setelah tahun pertama, yang biasanya sekitar 20% dari biaya lisensi awal.

Untuk bisnis kecil yang mencari perangkat lunak yang mudah dikelola dan bukan biaya overhead yang besar, kami merekomendasikan solusi berbasis cloud. Namun, pastikan penyedia mematuhi praktik keamanan siber terbaik untuk melindungi data Anda.

Harga sebenarnya untuk perangkat lunak manajemen dokumen bervariasi menurut perusahaan. Jelas, sistem dengan fitur yang lebih kompleks cenderung lebih mahal, sementara biaya untuk perangkat lunak manajemen dokumen dasar tanpa fitur tambahan (seperti alat manajemen tugas dan fungsi otomatisasi alur kerja) bisa sangat rendah. Selain itu, semakin banyak pengguna yang Anda tambahkan ke sistem berbasis cloud, semakin tinggi harga langganan bulanannya.

Manfaat software manajemen dokumen

Software manajemen dokumen dapat meningkatkan efisiensi untuk Anda dan staf dengan mengatur semua file dan membuatnya mudah ditemukan oleh siapa pun di organisasi. Banyak sekali manfaat software manajemen dokumen, yaitu sebagai berikut:

1. Penghematan waktu

Jika saat ini menggunakan sistem manual, Anda menghabiskan waktu berjam-jam untuk urusan bisnis lain yang lebih mendesak. Software manajemen dokumen mengotomatiskan banyak aspek manajemen dokumen, sehingga meringankan tugas anda.

2. Penskalaan mudah

Software manajemen dokumen lebih fleksibel daripada sistem pengarsipan kertas tradisional. Ini dengan mudah mengakomodasi pertumbuhan bisnis Anda, dan sistem pengindeksan dapat disesuaikan dengan beberapa klik. Ini dapat mengurangi kebutuhan ruang penyimpanan fisik untuk file dan dokumen kertas.

3. Keamanan dokumen yang ditingkatkan

Saat dunia beralih ke solusi digital, memastikan bahwa informasi Anda (data pelanggan, info rahasia dagang, dll.) Tetap aman sangatlah penting. Sistem manajemen dokumen dilengkapi dengan keamanan bawaan dan kontrol akses sehingga Anda dapat menentukan siapa yang dapat mengakses dokumen tertentu. Selain itu, Anda dapat melihat semua aktivitas di dokumen mana pun.

Jika terjadi bencana, seperti kebakaran atau banjir, file Anda disimpan dengan aman di cloud, jauh dari kerusakan fisik.

4. Pengambilan dokumen cepat dan mudah

Mencari dokumen yang tepat bisa jadi sulit dan memakan waktu; bahkan dapat membebani Anda dengan uang. Dengan sistem pengindeksan yang tepat, menemukan dokumen hanya memerlukan beberapa detik, dan karyawan dapat mengakses dokumen yang mereka butuhkan dari jarak jauh.

5. Kepatuhan peraturan yang lebih baik

Persyaratan kepatuhan untuk banyak dokumen bisnis bisa jadi rumit dan menuntut; software manajemen dokumen dapat membantu Anda menghindari denda, izin yang dicabut, atau bahkan pertanggungjawaban pidana dengan mengotomatiskan dokumen-dokumen penting sesuai persyaratan. Misalnya, HIPAA dan hukum anti-penipuan Sarbanes-Oxley memiliki peraturan keamanan dan kebijakan yang ketat terkait dokumen dan catatan – software manajemen dokumen secara otomatis mengikuti pedoman tersebut.

6. Kolaborasi yang ditingkatkan

Software manajemen dokumen memudahkan berbagi informasi dan kolaborasi, memungkinkan dokumen dari sumber yang berbeda diakses dari berbagai lokasi. Pengguna juga dapat berbagi dokumen, memantau alur kerja, memberikan atau menolak akses ke dokumen tertentu, dan melihat perubahan apa yang telah dibuat.

Apa yang harus diperhatikan dalam memilih software manajemen dokumen?

Sementara semua software manajemen dokumen mendigitalkan dan mengatur dokumen, membuatnya mudah diambil atau direvisi untuk pengguna dengan izin, banyak fitur lain mungkin dibangun ke dalam perangkat lunak manajemen dokumen Anda. Berikut ini sekilas tentang beberapa alat dan aspek yang mungkin ingin Anda pertimbangkan saat memilih software manajemen dokumen.

1. Kegunaan

Salah satu elemen terpenting dari software apa pun adalah kegunaan. Itu bisa menawarkan semua fitur di dunia, tetapi tidak akan ada gunanya jika sistem tidak ramah pengguna. Banyak software manajemen dokumen menawarkan uji coba gratis yang memungkinkan Anda mengujinya sebelum membeli. Jika memungkinkan, izinkan tim Anda untuk mencoba perangkat lunak tersebut selama masa uji coba gratis dan tawarkan umpan balik mereka tentang apa yang mereka suka dan tidak suka tentangnya.

2. Berbagi dan Kolaborasi Dokumen

Meskipun fungsi utama sistem manajemen dokumen adalah mendigitalkan dan mengatur file, sebagian besar software modern juga memungkinkan pengguna untuk berbagi file satu sama lain dan berkolaborasi untuk mengeditnya. Beberapa perangkat lunak manajemen dokumen memungkinkan pengguna untuk mengedit dokumen secara bersamaan, sementara yang lain mengandalkan fitur check-in/checkout yang menjamin hanya satu pengguna yang dapat mengerjakan dokumen dalam satu waktu. Yang lain menawarkan kedua opsi tersebut.

3. Kontrol Versi

Kontrol versi, terkadang disebut sebagai “pembuatan versi”, adalah fitur penting dari software manajemen dokumen yang memungkinkan Anda melacak perubahan pada dokumen. Perangkat lunak manajemen dokumen terbaik bahkan menyimpan arsip versi lama, memungkinkan Anda melihat bagaimana dokumen berubah seiring waktu dan kembali ke versi lama jika perlu.

4. Pemindaian Gambar dan OCR

Pemindaian gambar dan pengenalan karakter optik adalah fitur yang berguna untuk bisnis yang memiliki banyak catatan kertas yang ingin mereka digitalkan. Pemindaian adalah langkah pertama, mengubah catatan kertas menjadi file digital yang dapat diimpor ke perangkat lunak.

OCR adalah fitur canggih yang harus dimiliki untuk merampingkan proyek digitalisasi besar. OCR membaca teks gambar dan membuat konten gambar dapat dicari. Sistem manajemen dokumen terbaik menggunakan OCR untuk secara otomatis mengisi metadata dan membuatnya lebih mudah untuk mencari dokumen nanti.

5. Tanda Tangan Elektronik

Perangkat lunak manajemen dokumen sering kali menjadi rumah bagi file yang membutuhkan tanda tangan manajer, seperti pesanan pembelian. Banyak software manajemen dokumen terintegrasi dengan alat tanda tangan elektronik, seperti DocuSign, untuk memungkinkan tanda tangan elektronik. Anda dapat sering mengirim dokumen ke penerima dengan permintaan tanda tangan mereka melalui software.

6. Otomatisasi Alur Kerja

Fitur otomatisasi alur kerja memindahkan tugas secara otomatis. Ambil pesanan pembelian di atas sebagai contoh: Anda dapat mengatur otomatisasi alur kerja sehingga setelah pesanan pembelian dibuat, secara otomatis masuk ke manajer yang sesuai untuk tanda tangan mereka.

Manajer akan menerima pemberitahuan, dan ketika tugas selesai, anggota tim terkait berikutnya (seperti seseorang di departemen akuntansi atau supervisor manajer) akan diberitahu. Jika lebih banyak tindakan diperlukan, Anda mungkin bisa memasukkannya ke dalam alur kerja otomatis juga. Software manajemen dokumen terbaik memungkinkan Anda menyesuaikan alur kerja agar sesuai dengan cara tim bekerja sama.

7. Izin Pengguna

Elemen penting dari software manajemen dokumen adalah kemampuan administrator untuk mengatur izin pengguna individu. Izin memungkinkan pengguna tertentu untuk melihat atau mengedit file, sementara yang lain bahkan dapat dicegah untuk melihat dokumen tersebut di sistem.

Tidak hanya berguna untuk tujuan efisiensi, ini juga merupakan ukuran keamanan yang penting. Software manajemen dokumen terbaik memungkinkan administrator untuk mengatur perizinan oleh grup tertentu, serta untuk mengubah perizinan dengan cepat jika Anda perlu membuat pengecualian sambil menjaga pengaturan perizinan default tetap sama.

8. Fungsi Seluler

Dalam lingkungan bisnis saat ini, akses perangkat seluler sangat penting. Banyak sistem manajemen dokumen memiliki aplikasi seluler khusus. Yang lain mengandalkan browser web atau portal online. Pastikan versi seluler perangkat lunak pengelolaan dokumen yang Anda pertimbangkan benar-benar ramah seluler. Meskipun Anda secara pribadi tidak menggunakannya di perangkat seluler, kemungkinan anggota tim yang lain akan menggunakannya.

Tidak semua sistem manajemen dokumen mencentang semua kotak ini, sementara yang lain menawarkan semuanya dan banyak lagi. Saat memilih perangkat lunak manajemen dokumen, pertimbangkan alat dan fitur mana yang paling berguna untuk bisnis Anda. Penting untuk mencapai keseimbangan antara kelengkapan dan kegunaan; misalnya, beberapa sistem dapat melakukan semuanya tetapi merupakan tantangan untuk dinavigasi (belum lagi lebih mahal daripada perangkat lunak yang lebih sederhana).

9. Keamanan data

Keamanan data adalah bagian penting dari sistem manajemen dokumen apa pun. Pada 2019, TechRepublic melaporkan, jumlah pelanggaran meningkat 54%, 89% di antaranya adalah serangan luar.

Dengan semakin banyaknya bisnis yang beralih ke digital, semakin banyak pelanggan yang mempercayakan informasi pribadi yang sensitif kepada perusahaan tempat mereka berbisnis. Organisasi Anda bertanggung jawab untuk memastikan data pelanggan aman dan terlindungi dari pelanggaran. Cari layanan manajemen dokumen yang menawarkan alat enkripsi dan kepatuhan, pembaruan otomatis, redundansi data, dan cadangan.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apa itu software kontrol dokumen?

Sofware kontrol dokumen membantu Anda mengelola informasi, mengotomatiskan kebijakan manajemen catatan untuk membantu memantau siapa yang memiliki akses ke dokumen mana, dan tetap mematuhi standar seperti ISO, FDA, Sarbanes-Oxley, atau HIPAA.

Bagaimana mengelola file di komputer Anda?

Mengelola file di komputer adalah proses yang sederhana jika Anda memiliki sistem yang solid sejak awal. Tentukan grup utama untuk file Anda, lalu buat subfolder di dalam grup tersebut. Tentukan sistem penamaan file tunggal yang akan Anda terapkan ke semua file, sehingga mudah ditemukan oleh siapa pun di organisasi Anda.

Apa manfaat dari manajemen catatan?

Manajemen catatan (atau dokumen) memiliki beberapa keuntungan. Software manajemen dokumen dapat memudahkan siapa saja di perusahaan untuk menemukan file yang mereka butuhkan, menghilangkan kebutuhan akan unit penyimpanan fisik yang mahal dan besar, dan menghemat waktu dengan memungkinkan Anda memanggil file apa pun dalam hitungan detik.

Untuk apa sistem manajemen dokumen digunakan?

Software manajemen dokumen digunakan untuk beberapa hal, termasuk menyimpan dokumen penting dengan aman, melacak perubahan yang dilakukan pada dokumen, dan berbagi dokumen dengan mudah di antara anggota organisasi.

Sistem manajemen dokumen juga memudahkan untuk menemukan file tertentu dengan menetapkan kata kunci dan tag ke setiap dokumen. Sistem ini juga dapat membantu perusahaan memastikan kepatuhan untuk dokumen sensitif (misalnya, HIPAA) dengan memberikan keamanan yang diperlukan dan pembatasan izin pada dokumen kunci tertentu.

Bagaimana software manajemen dokumen bekerja?

Sistem manajemen dokumen menangkap dokumen tersebut, yang dilakukan dengan memindai dokumen fisik atau mengunduh versi digital melalui email atau menggunakan aplikasi lain. Selanjutnya dokumen diindex, artinya diklasifikasikan dengan tag, kata kunci dan metadata yang membuatnya bisa dicari. Akhirnya, dokumen tersebut diatur dan ditempatkan dalam sebuah folder, yang dapat diakses oleh karyawan yang sesuai.

Sebagian besar sistem manajemen dokumen berbasis cloud, jadi setelah file diamankan dengan benar ke dalam sistem, file tersebut dapat diakses dari mana saja dengan koneksi internet. Beberapa penyedia perangkat lunak manajemen dokumen menawarkan aplikasi seluler, yang memberi pengguna lebih banyak fleksibilitas dan kenyamanan dalam mengakses dokumen.

Apa sajakah fitur utama dari software manajemen dokumen yang efektif?

Software manajemen dokumen terbaik harus mudah digunakan; itu harus memungkinkan untuk berbagi dokumen; dan harus memiliki alat kolaborasi, fungsionalitas seluler, dan kontrol versi. Dua fitur pertama memungkinkan tim Anda untuk bekerja bersama pada dokumen penting tanpa perlu berada di kantor yang sama. Kontrol versi menyimpan catatan setiap perubahan (dan siapa yang membuatnya) pada dokumen perusahaan Anda.

Fitur penting lainnya yang perlu diingat bahwa Anda ingin memastikan software yang Anda pilih menawarkan protokol keamanan yang ketat untuk memastikan bahwa hanya mereka yang memiliki izin yang tepat yang dapat mengakses file.

Baca juga: 5 Software Akuntansi terbaik 2021

Software | Sejarah Negara Com

Harga Mata Uang: $

Sistem operasi: Windows 7, Windows 8, Windows 10

Peringkat Editor:
5

Pos terkait